Gli uffici ibridi devono avere una mentalità "remote-first"

Secondo un recente studio condotto da PwC, il 78% degli amministratori delegati ritiene che il lavoro a distanza sia diventato una costante per le aziende di oggi. Questo consenso nei confronti del lavoro remoto come nuova norma è dovuto, in gran parte, alla straordinaria flessibilità dei lavoratori e alla produttività che offre. In sostanza, le persone hanno prestazioni migliori in un ambiente di lavoro a distanza, che consente loro di lavorare da qualsiasi luogo e nel momento ideale.   

Gli autori dello studio di PwC hanno commentato: "Quando i lavoratori di tutto il mondo sono passati al lavoro a distanza [durante la pandemia], il management delle aziende ha scoperto che i loro precedenti timori sulla perdita di produttività erano infondati" .Infatti, uno studio indipendente di PwC sui CFO ha evidenziato che il numero di CFO che prevedevano perdite di produttività causate dal lavoro a distanza è crollato di quasi il 50% nei soli due mesi compresi tra aprile e giugno del 2020. 

Tuttavia, gli ambienti di lavoro ibridi che funzionano bene non nascono per caso. I leader del settore IT che gestiscono ambienti di lavoro ibridi vincenti si sono allontanati dall'idea di consentire il lavoro remoto in via eccezionale. Piuttosto, creano un ambiente "remote-first" per far sì che il lavoro sia uguale, indipendentemente dal luogo in cui si svolge. Di seguito, sono riportati quattro punti fondamentali che il settore IT dovrebbe adottare per trasformare l'ambiente di lavoro remoto e renderlo "remote-first".

Fase 1: conformare gli strumenti basati sul lavoro remoto al modo in cui lavorano i dipendenti  

In un primo momento, diverse organizzazioni hanno lanciato degli ambienti di lavoro ibridi fornendo ai dipendenti le attrezzature necessarie, come la videoconferenza con Zoom, l'accesso remoto con Splashtop e la collaborazione ai progetti con Trello. È un ottimo inizio. Tuttavia, da soli, questi strumenti non bastano. Il settore informatico dovrebbe delineare i modi in cui le persone lavorano e comprenderli realmente. In questo modo, si potrà creare un set ideale di strumenti standard, sia che i dipendenti lavorino in ufficio o in remoto. In questo modo, il lavoro a distanza riproduce fedelmente l'esperienza in ufficio. Questo porta tutti ad avere le stesse idee su come collaborare, cosa aspettarsi dalla tecnologia e come stabilire le proprie abitudini personali per adeguarsi agli altri.

Fase 2: adottare il BYOD (porta il tuo dispositivo)

BYOD (porta il tuo dispositivo) semplifica le fasi iniziali della creazione di un ambiente di lavoro ibrido. Consentendo alle persone di lavorare su qualsiasi dispositivo scelto, l'IT può lanciare un ambiente ibrido molto più velocemente. Per capire quanto velocemente, leggi come BDP ha attivato il lavoro remoto in sole 48 ore.

Con una grande varietà di dispositivi in uso, i singoli dipendenti avranno inevitabilmente i loro problemi specifici di supporto. È qui che l'IT dovrebbe sfruttare l'assistenza supervisionata. Ma che cos'è l'assistenza supervisionata? Questo tipo di supporto consente al personale di assistenza di accedere in modo istantaneo a un computer remoto o a un dispositivo mobile mentre l'utente è presente, anche se il dispositivo non è registrato nel reparto IT. In questo modo, è possibile garantire una risoluzione dei problemi in tempo reale a tutti i dipendenti remoti e al tipo di dispositivo scelto, indipendentemente dal luogo o dal momento in cui hanno bisogno del supporto da parte dell'help desk. Scopri di più sull'assistenza supervisionata.

Fase 3: Sfruttare le comunicazioni asincrone

I lavoratori ibridi spesso vivono e lavorano nei più svariati fusi orari. Anche se tutti si trovassero nello stesso fuso orario, non tutti i dipendenti seguirebbero gli stessi orari. Alcuni lavorano meglio di notte, mentre altri sono mattinieri. Poiché le persone si collegano al lavoro a orari diversi, è spesso impossibile discutere rapidamente in maniera diretta. È qui che le comunicazioni asincrone si rivelano un punto di svolta per la produttività.

Mediante strumenti come Google docs, Trello e altre soluzioni più formali per la gestione dei progetti, i membri del team di progetto non devono più trovarsi nello stesso luogo o online allo stesso tempo. Mentre una volta il lavoratore remoto non riusciva a seguire le discussioni più importanti, ora è altrettanto informato. Molte organizzazioni remote e ibride guadagnano di fatto in produttività con le comunicazioni asincrone. Tra gli altri motivi, i dipendenti che lavorano nel proprio domicilio rimangono produttivi più a lungo quando non devono spostarsi per 2-3 ore al giorno.

Fase 4: fornire un ottimo supporto remoto

Ammettiamolo: quando iniziano a utilizzare strumenti remoti per il lavoro, non tutti i dipendenti imparano rapidamente. Man mano che il team IT implementa nuovi mezzi per ottimizzare il lavoro ibrido, i dipendenti devono poter ricevere assistenza per i problemi tecnici. Poiché il personale che lavora in remoto è operativo a tutte le ore del giorno e della notte, è necessario provvedere a delle opzioni di supporto remoto 24 ore su 24. Come già accennato, l'assistenza remota di maggior successo comprende sia opzioni di assistenza remota supervisionata che non supervisionata. 

Non dimenticare di utilizzare contenuti di assistenza in autonomia o self-service. Non tutti i dipendenti vogliono o necessitano di interagire con il tuo help desk. Per risparmiare tempo, risorse e budget, metti i lavoratori ibridi in condizione di risolvere i propri problemi velocemente creando delle FAQ e un wiki sui problemi più frequenti che i lavoratori remoti dovranno affrontare.  

Dal momento che le soluzioni remote rappresentano una novità per molte persone, supportale proattivamente fin dall'inizio. Puoi farlo consegnando a ogni nuovo lavoratore ibrido una lista di controllo con i punti da seguire e i link alle risorse e/o ai contatti dell'help desk che possano accompagnarlo in ogni singola fase.

Conclusione: normalizza il lavoro a distanza

A conti fatti, le iniziative del settore IT per standardizzare il lavoro remoto in un ambiente ibrido dovrebbero essere viste semplicemente come una standardizzazione del modo in cui le persone lavorano, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Che una persona lavori da remoto o in ufficio, il modo in cui si connette, accede ai file, svolge le proprie attività e collabora dovrebbe essere esattamente lo stesso. Con il passare del tempo, l'ambiente di lavoro ibrido non farà più distinzioni tra lavoratori a distanza e in sede. Saranno semplicemente delle persone produttive che godono di un ambiente di lavoro flessibile.
 

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