4 passaggi fondamentali per l'utilizzo sicuro degli strumenti di videoconferenza quando si lavora da casa

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Se sei uno dei tanti knowledge worker che lo scorso anno si sono orientati rapidamente al lavoro da casa (WFH), probabilmente non hai mai considerato l'ampia gamma di pericoli posti dagli strumenti di videoconferenza. Eppure sono molto reali e molto presenti ogni volta che organizzi o partecipi a una videoconferenza. Così reale, che l'FBI ha persino emesso un avvertimento sull'uso di Zoom. Prenditi qualche minuto e leggi di seguito per scoprire come proteggere il tuo dispositivo, la tua organizzazione e te stesso mentre ti godi la nuova normalità WFH.

Passaggio 1: utilizzare solo strumenti approvati da fonti attendibili

Riceverai tutti i tipi di richieste per partecipare a teleconferenze con organizzazioni partner, lavoratori a contratto e altre persone esterne all'organizzazione. Se qualcuno ti invia un link a uno strumento che il tuo reparto IT non ha approvato, rifiuta l'invito. Spiega il motivo alla persona che ha inviato l'invito in quanto probabilmente non è a conoscenza dei rischi.

Se non sei sicuro dello stato di uno strumento, consulta il tuo reparto IT. Ora, se sei in un inceppamento e devi assolutamente partecipare a una videoconferenza (indipendentemente dallo strumento utilizzato), partecipa solo dal tuo browser web. In altre parole, non installare il software di videoconferenza quando richiesto. Invece, fai clic sul pulsante «Partecipa con questo browser» (come mostrato di seguito).

Inoltre, assicurati che l'invito sia legittimo. Se non ti aspetti un incontro con la persona che ti invita, contattali con un'email o una telefonata separata e chiedi loro se intendeva invitarti e perché. È possibile che siano stati violati e che tu stia ricevendo un invito fasullo.

Passaggio 2: rendi sicura la tua riunione ospitata

Questo passaggio è importante, poiché in realtà hai più responsabilità di quanto la maggior parte delle persone si assuma quando si organizza una videoconferenza. Modificate le misure di sicurezza in base a chi parteciperà? Cosa succede se un hacker blocca la tua chiamata? Come impedisci a un concorrente o a un hacker di spiare la tua riunione?

Innanzitutto, per evitare che un partecipante canaglia rovini la tua riunione, evita di rendere pubbliche le tue riunioni ogni volta che è possibile. Se hai bisogno di organizzare una riunione pubblica, concediti la possibilità di disattivare l'audio di tutti i partecipanti e di avere il controllo sulla selezione di chi può condividere il loro schermo.

Parlando di partecipanti che controllano, controlla chi partecipa fornendo un link alla riunione direttamente alle persone a cui desideri partecipare. Quindi, invia loro un'email separata con le password. Per una sicurezza ancora maggiore, usa codici riunione generati casualmente (se lo strumento li offre) e non utilizzare mai lo stesso codice due volte. Man mano che i partecipanti partecipano alla riunione, controlla chi ha aderito. Una volta che tutti hanno aderito, blocca l'evento.

Quindi, scopri in anticipo come terminare la riunione: la circostanza in cui lo faresti, chi ha l'autorità di terminarlo e come dovrebbe accadere.

Riunioni private sicure. Per le riunioni private, richiedi una password per la riunione e usa funzionalità come una sala d'attesa per controllare l'ammissione degli ospiti. Per una maggiore sicurezza, utilizza codici di riunione generati casualmente e password complesse e non riutilizzarli. Non condividere un link a una teleconferenza su un post sui social media senza restrizioni e pubblicamente disponibile. Se possibile, disabilita la possibilità di consentire ai partecipanti di partecipare a una riunione prima dell'ospitante e disattivare automaticamente i partecipanti all'ingresso.

Infine, prima di qualsiasi riunione, sapere chi è responsabile della chiusura di una riunione problematica e quali misure specifiche dovrebbero intraprendere. Tu (e la tua organizzazione) dovresti conoscere le risposte a tali domande come una questione di politica organizzativa.

Passaggio 3: salvaguardare le informazioni

Le persone spesso condividono informazioni (intenzionalmente o meno) quando partecipano a videoconferenze, in particolare quando si tratta di riunioni informali o programmate regolarmente. Tieni sempre presente che non dovresti mai condividere dati o informazioni oltre a ciò di cui hai bisogno per raggiungere gli obiettivi della riunione.

Per prima cosa, sappi dal team legale della tua organizzazione se sei autorizzato a registrare le chiamate o meno. Se stai registrando, informa tutti i partecipanti di questo fatto e ricorda loro esplicitamente di non dire nulla che possa compromettere la sicurezza o anche le loro questioni personali. Questo accade troppo spesso durante il «piccolo discorso» che si svolge all'inizio e alla fine delle riunioni.

Prima di condividere lo schermo, chiudi tutte le finestre o le applicazioni che potrebbero rivelare dati sensibili. Rendere visibili solo i contenuti che devono essere condivisi. Ciò significa anche che è necessario nascondere la barra degli indirizzi quando si visualizzano contenuti dai siti intranet dell'organizzazione.

Step 4: Proteggi tutto ciò che è personale

Il software di registrazione video a volte può «captare» conversazioni che potrebbero accadere lontano dal tuo computer. Prima di partecipare a qualsiasi videoconferenza, ricorda a tutti i membri del tuo nucleo familiare (o nelle vicinanze) che stai partecipando a una sessione registrata che potrebbe catturare eventuali discussioni sensibili o personali che stanno avendo. Per evitare di rivelare inavvertitamente dati personali basati su oggetti all'interno della tua casa, usa le funzionalità di sfocatura del software o assicurati di puntare la fotocamera e mantenere la sua posizione su uno sfondo discreto.

Per evitare di compromettere le informazioni personali dei tuoi colleghi, assicurati che la videocamera di sicurezza domestica non punti verso lo schermo. Considera anche l'uso di cuffie per proteggere ciò che dicono, soprattutto se vivi con coinquilini.

Infine, proteggi la tua rete domestica dalle intrusioni. Come minimo, modifica le impostazioni predefinite del Wi-Fi con informazioni personalizzate che non saranno ovvie per un potenziale hacker. Quindi, condividi queste informazioni solo con persone di cui ti fidi. Per i dettagli sulla selezione delle impostazioni e sulla definizione delle password, consulta i nostri 10 migliori consigli per un lavoro remoto sicuro.

Conclusione: la sicurezza delle videoconferenze è molto più di quanto la maggior parte delle persone

Come puoi vedere, c'è molto da considerare prima di passare alla tua prossima videoconferenza, specialmente se sei l'organizzatore della riunione. Prova i suggerimenti sopra riportati e condividi questo blog con i tuoi colleghi per proteggere te stesso e la tua organizzazione.

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