Wenn Sie einer der vielen Wissensarbeiter sind, die letztes Jahr schnell auf das Arbeiten von zu Hause (WFH) umgestiegen sind, haben Sie wahrscheinlich nie die Vielzahl von Gefahren in Betracht gezogen, die von Videokonferenz-Tools ausgehen. Doch sie sind sehr real und sehr präsent, jedes Mal, wenn Sie eine Videokonferenz hosten oder daran teilnehmen. So real, dass das FBI sogar eine Warnung vor der Nutzung von Zoom herausgegeben hat. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und lesen Sie unten, um zu erfahren, wie Sie Ihr Gerät, Ihre Organisation und sich selbst schützen können, während Sie das neue WFH-Normal genießen.
Schritt 1: Verwende nur zugelassene Tools aus vertrauenswürdigen Quellen
Sie erhalten alle Arten von Anfragen, um an Telefonkonferenzen mit Partnerorganisationen, Vertragsarbeitern und anderen Personen außerhalb Ihrer Organisation teilzunehmen. Wenn Ihnen jemand einen Link zu einem Tool sendet, das von Ihrer IT-Abteilung nicht genehmigt wurde, lehnen Sie die Einladung ab. Erklären Sie der Person, die die Einladung gesendet hat, Ihren Grund, da sie sich der Risiken wahrscheinlich nicht bewusst ist.
Wenn Sie sich über den Status eines Tools unsicher sind, fragen Sie bei Ihrer IT-Abteilung nach. Wenn Sie in einer Klemme stecken und unbedingt an einer Videokonferenz teilnehmen müssen (unabhängig vom verwendeten Tool), treten Sie nur über Ihren Webbrowser bei. Mit anderen Worten, installieren Sie die Videokonferenz-Software nicht, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche „Über diesen Browser beitreten“ (wie unten gezeigt).
Stellen Sie außerdem sicher, dass die Einladung legitim ist. Wenn Sie kein Treffen mit der Person erwarten, die Sie einlädt, kontaktieren Sie sie in einer separaten E-Mail oder einem Telefonanruf und fragen Sie, ob sie beabsichtigt hat, Sie einzuladen und warum. Es ist möglich, dass sie gehackt wurden und Sie eine gefälschte Einladung erhalten.
Schritt 2: Mache dein gehostetes Meeting sicher
Dieser Schritt ist ein großer, da Sie tatsächlich mehr Verantwortung haben, als die meisten Menschen annehmen, wenn Sie eine Videokonferenz veranstalten. Passen Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen an, je nachdem, wer teilnehmen wird? Was passiert, wenn ein Hacker Ihren Anruf stört? Wie verhindern Sie, dass ein Konkurrent oder Hacker Ihr Meeting ausspioniert?
Vermeiden Sie es zunächst, Ihre Meetings öffentlich zu machen, um zu verhindern, dass ein ungebetener Teilnehmer Ihr Meeting ruiniert. Wenn Sie ein öffentliches Meeting veranstalten müssen, geben Sie sich die Möglichkeit, alle Teilnehmer stummzuschalten und die Kontrolle darüber zu haben, wer seinen Bildschirm teilen kann.
Apropos Kontrolle der Teilnehmer: Kontrollieren Sie, wer teilnimmt, indem Sie den Meeting-Link direkt an die Personen senden, die Sie einladen möchten. Senden Sie ihnen dann eine separate E-Mail mit den Passwörtern. Für noch mehr Sicherheit verwenden Sie zufällig generierte Meeting-Codes (falls Ihr Tool diese anbietet) und verwenden Sie niemals denselben Code zweimal. Überwachen Sie, wer Ihrem Meeting beitritt, während die Teilnehmer beitreten. Sobald alle beigetreten sind, sperren Sie das Event.
Wissen Sie im Voraus, wie Sie Ihr Meeting beenden – unter welchen Umständen Sie dies tun würden, wer die Befugnis hat, es zu beenden, und wie das geschehen sollte.
Sichern Sie private Meetings. Für private Meetings verlangen Sie ein Meeting-Passwort und nutzen Sie Funktionen wie einen Warteraum, um die Zulassung von Gästen zu kontrollieren. Für erhöhte Sicherheit verwenden Sie zufällig generierte Meeting-Codes und starke Passwörter und verwenden Sie diese nicht erneut. Teilen Sie keinen Link zu einer Telefonkonferenz in einem uneingeschränkten, öffentlich zugänglichen Social-Media-Beitrag. Wenn möglich, deaktivieren Sie die Möglichkeit, dass Teilnehmer einem Meeting vor dem Host beitreten, und schalten Sie Teilnehmer beim Eintritt automatisch stumm.
Schließlich sollten Sie vor jedem Meeting wissen, wer für das Beenden eines problematischen Meetings verantwortlich ist und welche spezifischen Schritte er unternehmen sollte. Sie (und Ihre Organisation) sollten die Antworten auf solche Fragen als Teil der organisatorischen Richtlinien kennen.
Schritt 3: Schütze deine Daten
Menschen teilen oft Informationen (absichtlich oder nicht), wenn sie an Videokonferenzen teilnehmen, insbesondere wenn es sich um informelle oder regelmäßig geplante Meetings handelt. Denken Sie immer daran, dass Sie niemals Daten oder Informationen über das hinaus teilen sollten, was Sie benötigen, um die Ziele des Meetings zu erreichen.
Zuerst sollten Sie von der Rechtsabteilung Ihrer Organisation wissen, ob Sie Anrufe aufzeichnen dürfen. Wenn Sie aufzeichnen, informieren Sie alle Teilnehmer darüber und erinnern Sie sie ausdrücklich daran, nichts zu sagen, was die Sicherheit oder sogar ihre eigenen persönlichen Angelegenheiten gefährden könnte. Dies passiert viel zu oft während des 'Smalltalks', der zu Beginn und am Ende von Meetings stattfindet.
Bevor Sie Ihren Bildschirm freigeben, schließen Sie alle Fenster oder Anwendungen, die sensible Daten offenbaren könnten. Machen Sie nur den Inhalt sichtbar, der geteilt werden muss. Das bedeutet auch, dass Sie die Adressleiste ausblenden sollten, wenn Sie Inhalte von den Intranetseiten Ihrer Organisation anzeigen.
Schritt 4: Schütze alles und jeden Persönlichen
Videorekorder-Software kann manchmal Gespräche 'aufnehmen', die weit von Ihrem Computer entfernt stattfinden. Bevor Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, erinnern Sie alle in Ihrem Haushalt (oder in der Nähe) daran, dass Sie an einer aufgezeichneten Sitzung teilnehmen, die möglicherweise sensible oder persönliche Gespräche aufzeichnet, die sie führen. Um versehentliches Offenlegen persönlicher Details basierend auf Gegenständen in Ihrem Zuhause zu vermeiden, nutzen Sie die Unschärfefunktionen der Software oder stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kamera auf einen diskreten Hintergrund richten und ihre Position beibehalten.
Um die persönlichen Informationen Ihrer Kollegen nicht zu gefährden, stellen Sie sicher, dass Ihre Heimüberwachungskamera nicht auf Ihren Bildschirm gerichtet ist. Ziehen Sie auch in Betracht, Kopfhörer zu verwenden, um das Gesagte zu schützen, insbesondere wenn Sie mit Mitbewohnern leben.
Schützen Sie schließlich Ihr Heimnetzwerk vor Eindringlingen. Ändern Sie mindestens Ihre Wi-Fi-Standardeinstellung in benutzerdefinierte Informationen, die für einen potenziellen Hacker nicht offensichtlich sind. Teilen Sie diese Informationen dann nur mit Personen, denen Sie vertrauen. Für Details zur Auswahl von Einstellungen und zur Einrichtung von Passwörtern, schauen Sie sich unsere Top 10 Tipps für sicheres Remote-Arbeiten an.
Fazit: Die Sicherheit von Videokonferenzen hat mehr zu bieten, als die meisten Leute annehmen.
Wie Sie sehen können, gibt es einiges zu beachten, bevor Sie in Ihre nächste Videokonferenz einsteigen – insbesondere, wenn Sie der Gastgeber des Meetings sind. Probieren Sie die oben genannten Vorschläge aus und teilen Sie diesen Blog mit Ihren Kollegen, um sich und Ihr Unternehmen zu schützen.
