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最近の記事では、さまざまな業界のCEOやHRリーダーと共に、仕事の未来を探りました。私たちの発見は？オフィスはなくならない。では、リモートワークの爆発的な増加はどうなるのでしょうか？オフィスがなくならないなら、リモートワークも続かないということではないでしょうか？必ずしもそうではありません。私たちが仕事の未来についての議論から結論付けたのは、未来はハイブリッドであるということです。
ハイブリッドオフィスとは何か、そして企業はハイブリッドワークフォースの設定にどのように備えるべきか？名前が示すように、ハイブリッドオフィスは、従業員がオフィスや他のどこでも、仕事に必要なツールにアクセスできる場所で働く柔軟性を持つオフィスの設定です。
企業が導入すべきセキュリティ要件とポリシーは何ですか？企業は未来の働き方に備えてどのようなオフィスインフラを整えるべきでしょうか？それをサポートするために必要な機器とツールは何ですか？これらの質問にすべて答え、3つの簡単なステップでハイブリッドオフィスを設定する方法を学びましょう。
I. ハイブリッドオフィスポリシーの概要
COVID19が発生し、企業がリモートに移行することを余儀なくされたとき、より難しい部分はリモートワークの能力を拡張することではなく、それを実装し、従業員をプロセスで指導することでした。多くの人が以前にリモートで働いたことがなかったため、生産的にそれを行う方法についての経験がありませんでした。また、すべての従業員がリモートで働くのに適しているわけではないことがすぐに発見されました。ハイブリッドオフィスポリシーを導入することで、雇用主は従業員が正しいガイドラインに従うことを保証できます。ハイブリッドオフィスポリシーを設定する方法は次のとおりです。
ポリシーが誰に適用されるかを明確に定義する – どの会社のメンバーが在宅勤務できるかを明確にします。新しい従業員は最初の30日間、オフィスでの勤務が必要ですか？もしかしたら、いくつかのポジションはリモートでできないかもしれません？これらの質問への答えが何であれ、それらをポリシーに追加することを確認してください。
従業員がリモートで働く際の期待とガイドラインを設定する – リモートオフィスを設定する際、従業員が週に3日自宅で働き、2日オフィスで働くように計画していますか？リモートの日数に対する手当を設け、従業員にその使用を完全に任せることを考えていますか？それとも、マネージャーがチームのリモート手当を定義することを望んでいますか？完全にオープンにする予定ですか？必ず出席しなければならないオンサイト会議はありますか？リモートワーカーは毎日何時間働くべきですか？考慮すべきことはたくさんあります。すべての可能なシナリオをリストアップし、ポリシーの各項目にガイドラインを含めるようにしてください。
従業員が自宅でどのように働くかを伝える - 従業員はオフィス提供のコンピュータをリモートの場所に移動するべきか、それとも必要に応じてリモートでアクセスするべきか？リモートでコンピュータにアクセスするために使用できるリモートデスクトップツールはありますか？チームメンバーが互いにコミュニケーションを取るために使用すべきアプリは何ですか？どんなツールを導入しているにせよ、全員がそれらが何であるか、そしてどのように使用するかを知っていることを確認してください。
セキュリティの強調 – これは本当に重要です。私たちはデジタル時代に生きており、毎日ハッカーはセキュリティの壁を突破しようと努力しています。完璧なセキュリティは存在しませんが、彼らにとって簡単にしないでください。すべてのセキュリティガイドラインに従い、それを維持するようにしてください。ポリシーにそれらを明記し、チームがそのガイドラインをどのように従うかを確実に理解させてください。
II. オフィススペースを見直し、明確に定義された目標を達成するために設定します。
言うまでもありませんが、従業員が週に数日、あるいは月に数日しか来ない場合、大きなオフィスが必要ですか？おそらく必要ありません。では、物理的なオフィススペースを最大限に活用するにはどうすればよいでしょうか？そもそもハイブリッドオフィスを持ちたいと思った理由を探るべきです。
従業員のライフバランス？ソーシャルインタラクション？強力なセキュリティ？超充実の生産性？会社のコスト削減？なぜこれが重要なのか？それはあなたがオフィススペースをどのように設定するかを定義します。それが、多くの部分的にリモートな企業がワークスペースを構成している方法です。
例えば、Base Campのオフィスは、従来のオフィスのセットアップよりも会議の場として構成されています。FastCompanyとのインタビューで、Base CampsのCEO Jason Friedは、オフィスに誰もいない場合をシミュレートするように会社のオフィスを設計したと述べました。
「もしあなたが自宅の2番目の寝室にいるか、日中に誰もいない場合、気が散ることはありません。ほとんどの場合、あなたがコントロールできる環境にいて、孤立して深い作業に入り、他の人に邪魔されることはありません。私たちはその利点をシミュレートするオフィススペースを作りたかったのですが、人々が集まる機会を提供し、音が制御された環境を提供したかったのです。」- BasecampのCEO、Jason Fried。
では、これはあなたにとって何を意味するのでしょうか？オフィスを設定する目的が上記の理由である場合、コラボレーションを促進し、生産性とセキュリティを向上させるようにオフィスを構成する必要があります。これは、従来の隣り合ったキュービクルデザインが意味をなさない可能性があることを意味します。回転デスクを選択し、従業員が交流し、コラボレーションするためのより社会的にインタラクティブなスペースに投資することを検討するかもしれません。それはコーヒールームをラウンジルームに置き換えることを意味するかもしれませんか？
そして、オフィスが潜在的な顧客を印象付けるためのブランドシグナルとして使用される場合は、最先端の会議室に投資することを検討するかもしれません。さらに、オフィスが満員よりも空いている場合は、会議室をそれほど多く必要としないかもしれません。また、四半期ごとのソーシャルイベントを開催するためにオフィスを使用する予定がある場合は、チームが四半期ごとに交流できる素晴らしいソーシャルスペースを構築することに投資するかもしれません。そして当然、現在のCOVID19パンデミックのような状況で組織を保護するために、最高の衛生規制を満たすデザインを考慮する必要があります。
これらは探るべき領域のほんの一部です。要するに、何を達成しようとしているのかを定義し、それに応じてスペースを設計する必要があります。
III. ハイブリッドチームを効率的にサポートするために、適切なツールと技術に投資する
チームがリモートで生産的かつ安全に作業するために必要なツールは何ですか？従業員のためにリモートコンピュータとオフィスコンピュータを購入すべきですか？チームがオフィスや他の作業場所で使用するソフトウェアのライセンスを複製するべきでしょうか？これらは必要なツールです。
For リモートアクセス —> BYOD + Splashtop リモートアクセス
BYOD + リモートアクセス = ハイブリッドワークフォースを可能にする技術の完璧な組み合わせ
長い間、リモートで作業する伝統的な方法は、企業のVPNネットワークを通じて行われてきました。これはリモートワークフォースを有効にするために最適でスケーラブルではないことが証明されています: VPNは高価でスケールしにくく、パフォーマンスが不安定です。リモートアクセスがハイブリッドワークを可能にする最適な方法であることが明らかになりました。ここにその仕組みがあります。
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リモートアクセスにより、ユーザーは個人のWindowsまたはMacコンピュータ、さらにはiOSやAndroidモバイルデバイスを通じて仕事用コンピュータにアクセスできます。これにより、企業は従業員がすでに持っている個人デバイス（ラップトップ、タブレット、スマートフォン）を活用できます。このセットアップはしばらくの間トレンドになっています。これはBYODと呼ばれます - Bring Your Own Device（BYOD）ポリシーにより、従業員は個人のデバイス（ラップトップ、スマートフォン、タブレットなど）を使用して仕事関連のネットワークやシステムにアクセスできます。リモートアクセスとBYODを利用すれば、重複したデバイスやソフトウェアライセンスに投資する必要はありません。従業員がリモートアクセスを使用すると、オンプレミスのコンピュータに接続し、まるでその前に座っているかのように使用できます。
リモートアクセスソリューションを選ぶ際に見るべきポイント —> 信頼性、セキュリティ、コスト、使いやすさ
多くのリモートアクセスツールが存在しますが、それらのほとんどはかさばりすぎるか、高価すぎるか、十分に安全ではありません。そこでSplashtopが登場します。Splashtopは市場で最も価値のあるリモートアクセスソリューションであり、競合他社よりも価格が80%低く、企業レベルのセキュリティと4Kストリーミングなどの機能をすべてのリモートセッションで提供します。Splashtopと私たちのリモートアクセスソリューションについてもっと知り、無料で試すことができ、コミットメントやクレジットカードは必要ありません。
そうは言っても、Splashtopであれ他のものであれ、リモートアクセスソリューションにおいて何を探すべきかは次のとおりです：
シングルサインオン（SSO）機能により、従業員のパスワードがコンプライアンスとセキュリティ要件を満たすことを保証します
デバイス認証；ほとんどのVPNにはこの機能がありません
多要素認証
リモートユーザーが会社支給のデバイスを使用するのではなく、BYOD（自分のデバイスを持ち込む）をサポートしてセキュリティを確保します。
VPNベースのソリューションの痛みを伴うセットアップ、接続までの長い時間、しばしば遅いパフォーマンスとは対照的に、クリックして接続する機能
自動化されたインフラストラクチャとソフトウェアの更新、VPNで必要な手動更新に依存することは、セキュリティリスクを露呈するだけでなく、ダウンタイムや互換性の問題を引き起こします
高性能で低遅延のソリューションは、HDビデオのストリーミングをサポートし、ユーザーの生産性を向上させます。
数千人のユーザーに対する迅速で簡単なスケーラビリティ
各リモートサイトでゲートウェイハードウェアを設定する必要がありません
ITがファイル転送とリモート印刷を制御する能力（つまり、それらを無効化または有効化する）
人間が読めるログ、セッション録画、簡単な監視と報告
プロジェクト管理のために: ProofHub、Trello、Monday、Workfront。
リアルタイムコミュニケーションのために: Slack、Skype、Zoom。
コラボレーションのために: Google Drive、Microsoft Teams、Confluence。
チームの監視と管理のために: Hubstaff、Officevibe、JotForm。
これらのツールの詳細はこちら here.
これは網羅的なリストではありませんが、ハイブリッドオフィスを設定し、従業員がどこからでも生産的に仕事ができるようにする際に考慮すべき重要な要素を網羅しています。他に質問があり、リモートチームのセットアップについてサポートが必要ですか?いつでもお問い合わせください。 以下のリンクをクリックして、無料のリモートアクセストライアルを開始することもできます。
