I team IT che supportano gli ambienti sanitari affrontano sfide uniche. Devono supportare cliniche distribuite, sistemi di telemedicina, utenti ed endpoint, proteggendo al contempo i dati sensibili e supportando gli sforzi di conformità HIPAA.
Nonostante la complessità, i team IT devono essere in grado di fornire remote support abbastanza rapidamente da risolvere le interruzioni prima che possano causare problemi, mantenendo al contempo la sicurezza dei dati. Quindi, come trovano quel equilibrio?
Tenendo questo a mente, diamo un'occhiata a come i team IT nel settore sanitario possono rendere l'assistenza remota rapida e sicura, mantenendo la conformità IT e la prontezza per gli audit.
Cosa Significa il Supporto Remoto Sicuro e Conforme nel Settore Sanitario?
Nel settore sanitario, l'assistenza remota ha esigenze molto specifiche. Il supporto remoto sicuro dovrebbe consentire al personale IT di accedere ai sistemi e risolvere i problemi a distanza mantenendo controlli di sicurezza rigorosi, inclusi l'accesso con il minimo privilegio, la responsabilità delle sessioni e prove replicabili per sostenere la prontezza alle verifiche.
È anche importante notare i diversi tipi di accesso remoto e supporto. Sebbene ci sia una sovrapposizione tra accesso remoto e supporto remoto, ci sono differenze chiave nel modo in cui vengono utilizzati, così come una distinzione tra assistenza supervisionata e non supervisionata:
Accesso remoto: Gli utenti possono connettersi ai loro sistemi di lavoro o applicazioni da un'altra posizione e da un dispositivo remoto. Questo è generalmente limitato a utenti individuali che accedono alle loro postazioni di lavoro e computer aziendali mentre lavorano da remoto.
Supporto remoto: I tecnici IT si connettono in modo sicuro al dispositivo, workstation, server o endpoint di un utente per risolvere un problema.
Assistenza non supervisionata: Il personale IT autorizzato può connettersi a sistemi gestiti approvati quando l'utente finale non è disponibile, in base alle autorizzazioni configurate in anticipo.
Assistenza supervisionata: Una sessione di supporto approvata dall'utente in cui l'utente finale è presente per concedere l'accesso.
Perché l'assistenza remota in ambito sanitario richiede controlli più rigorosi
Quindi, cosa rende così forti le esigenze di sicurezza del supporto remoto nell'assistenza sanitaria? Ci sono diversi fattori che aumentano la necessità di una cybersecurity robusta e di controlli di accesso, a causa dei dati sensibili gestiti negli ambienti sanitari.
Ciò include:
1. Gli ambienti sanitari hanno punti di accesso più sensibili
Nel settore sanitario, le sessioni di supporto remoto coinvolgono dispositivi collegati a sistemi sensibili, come i sistemi EHR, la fatturazione, gli strumenti di accettazione dei pazienti o le applicazioni cliniche. Questi contengono dati personali con rigidi requisiti di sicurezza, e anche quando un tecnico sta solo risolvendo un problema del dispositivo, la sessione di accesso remoto può creare accesso ad essi.
2. I team IT spesso supportano più sedi e tipi di dispositivi
Un tipico impianto medico ha un grande staff e un altrettanto esteso ambiente endpoint. I team IT devono supportare diversi ospedali e cliniche, personale remoto, team amministrativi, ambienti di assistenza remota e altro ancora, il che richiede capacità di assistenza remota robuste e affidabili. Gli strumenti di base per l'accesso remoto spesso mancano dei controlli, della registrazione e della flessibilità amministrativa di cui i team IT sanitari hanno bisogno per supportare costantemente diverse sedi, utenti e dispositivi.
3. La conformità dipende da processi ripetibili e prove
La conformità IT richiede più del semplice utilizzo di strumenti sicuri; è necessario anche documentare e dimostrare i controlli di sicurezza. Ciò significa mantenere la documentazione per le politiche e i registri di accesso, definire i ruoli, rivedere regolarmente i registri di accesso e mantenere flussi di lavoro di assistenza remota ripetibili che dimostrino la vostra sicurezza in azione.
Migliori Pratiche per un Supporto Remoto Sicuro e Conforme nel Settore Sanitario
Fornire assistenza remota a un'organizzazione sanitaria può sembrare travolgente a prima vista. Gli standard di sicurezza rigidi, seppur necessari, possono far sembrare che l'assistenza remota sicura sia inaccessibile. Tuttavia, seguendo alcune best practice, è possibile fornire un supporto remoto sicuro con Software per desktop remoto conforme a HIPAA:
1. Richiedere un'autenticazione forte dell'utente
L'autenticazione dell'utente è uno dei passaggi più importanti per un accesso remoto sicuro. Gli account dovrebbero essere protetti con funzionalità come Autenticazione a più fattori (MFA), Autenticazione singola (SSO), controlli di identità robusti e account unici per ogni tecnico.
Assicurati di evitare account condivisi, poiché questi possono ridurre la responsabilità. Collegare l'accesso ai sistemi di identità semplifica anche la gestione dell'onboarding/offboarding e delle modifiche ai ruoli, mantenendo l'accesso limitato agli utenti autorizzati.
2. Usa accesso basato sui ruoli e minimo privilegio
I tecnici dovrebbero poter accedere facilmente agli strumenti e ai sistemi di cui hanno bisogno per il loro lavoro, ma niente di più. Utilizzare controlli di accesso basati sui ruoli con principi di privilegio minimo aiuta a garantire che l'accesso rimanga limitato in base al ruolo, in modo che i tecnici dell'help desk, gli amministratori di sistema e i fornitori terzi non abbiano gli stessi permessi per impostazione predefinita.
Le autorizzazioni possono essere limitate da fattori come ruolo, gruppo o funzione di supporto. Può anche aiutare a mantenere separate le autorizzazioni di accesso supervisionato e non supervisionato, limitando così il rischio di accessi non autorizzati non supervisionati.
Assicurati di rivedere regolarmente le autorizzazioni, in modo che nessun tecnico finisca accidentalmente per avere un accesso maggiore di quello necessario.
3. Assicurati che le sessioni di Assistenza Remota siano crittografate
La crittografia end-to-end aiuta a proteggere i dati in transito, mantenendoli criptati e illeggibili nel caso qualcuno tenti di intercettarli. In quanto tale, è uno strumento di sicurezza potente per le sessioni remote. Negli ambienti sanitari, il supporto potrebbe essere necessario su reti remote, cliniche distaccate, uffici a casa o altre località, quindi una forte crittografia è fondamentale per mantenere sicure quelle sessioni remote.
4. Mantieni dettagliati registri delle sessioni e audit trail
I team IT sanitari dovrebbero mantenere registrazioni chiare delle sessioni di supporto remoto, inclusi chi ha avuto accesso a quale sistema, quando si è verificata la sessione, quanto è durata e cosa ha fatto il tecnico. Questi log dovrebbero fornire registri chiari di tecnici, endpoint, attività di trasferimento file, note di supporto e qualsiasi azione amministrativa intrapresa dai tecnici, per mantenere la responsabilità e la prontezza agli audit.
5. Controllo del Trasferimento di File e Uso degli Appunti
Quando i file vengono trasferiti tra dispositivi, possono sorgere problemi di conformità senza avere i giusti controlli in atto. Un buon strumento di supporto remoto dovrebbe permettere agli amministratori di consentire o limitare i trasferimenti di file, copia/incolla, e funzionalità simili. Queste restrizioni possono variare anche a seconda del ruolo o del contesto di supporto, come altri privilegi basati su ruoli.
6. Accesso non supervisionata sicuro
L'accesso non supervisionata è prezioso per la manutenzione fuori orario, il supporto a server o chioschi e l'accesso ad altri sistemi quando gli utenti non sono presenti. Tuttavia, deve essere gestito attentamente per prevenire l'accesso non autorizzato quando non c'è nessuno a fermarlo.
Questo significa avere un elenco di dispositivi approvati con permessi granulari per i tecnici, protetti con accesso basato sull'identità e autenticazione multi-fattore. I registri delle sessioni a distanza dovrebbero essere controllati regolarmente e le autorizzazioni dovrebbero essere riviste frequentemente per assicurarsi che rimangano limitate agli utenti che ne hanno bisogno.
7. Usa l'assistenza supervisionata per problemi guidati dall'utente
L'assistenza supervisionata è tipicamente sufficiente per la risoluzione dei problemi delle postazioni di lavoro degli utenti, per aiutare i dipendenti remoti, e in situazioni simili. Pertanto, dovrebbe essere utilizzato quando appropriato, piuttosto che affidarsi all'accesso non supervisionato. Le sessioni di accesso supervisionate possono essere configurate in modo sicuro con codici di sessione e richiedono il consenso dell'utente, aiutando a proteggerle dall'accesso non supervisionato.
8. Gestisci separatamente l'accesso di terze parti e fornitori
Le organizzazioni sanitarie spesso fanno affidamento su fornitori terzi per software, sistemi di imaging, strumenti di fatturazione e altro ancora. In questi casi, l'accesso dei fornitori deve essere monitorato, limitato e temporaneo. Questo include account specifici per i fornitori con permessi limitati, accesso a tempo determinato che viene rimosso dopo il completamento del compito e flussi di lavoro per approvare l'accesso aggiuntivo. Ogni sessione dovrebbe essere accuratamente registrata per mantenere la responsabilità.
9. Mantieni aggiornati e visibili gli endpoint
Il supporto remoto sicuro richiede una solida sicurezza degli endpoint. Ciò significa che i team IT dovrebbero avere visibilità sui sistemi operativi e sulle applicazioni di terze parti per garantire che siano completamente aggiornati e che eventuali vulnerabilità siano affrontate.
10. Documentare le politiche di assistenza non supervisionata e rivederle regolarmente
Mantenere politiche e documentazione chiare è essenziale. Le organizzazioni sanitarie dovrebbero definire come viene richiesto, approvato, eseguito e registrato il supporto remoto, con linee guida chiare e revisioni regolari.
Le politiche dovrebbero includere:
Chi può avviare il supporto
Chi può approvare l'accesso elevato
Quando è consentito l'accesso non supervisionato
Come vengono gestite le sessioni dei fornitori
Quali azioni di supporto vengono registrate
Per quanto tempo vengono conservati i record
Come vengono gestite e documentate le eccezioni
Cosa cercare nel software di supporto remoto per la sanità
Se stai cercando una soluzione di supporto remoto per un'organizzazione sanitaria, ci sono caratteristiche specifiche che dovrai assicurarti siano incluse. Quando valuti il software di supporto remoto, assicurati di trovarne uno che includa:
Supporto SSO e MFA per assicurare l'accesso all'account.
Permessi granulari basati sui ruoli per gestire chi può accedere a cosa.
Opzioni di supporto supervisionato e non supervisionato per maggiore versatilità.
Crittografia forte per proteggere i dati in transito.
Registrazione delle sessioni e tracciamento degli audit per mantenere la responsabilità.
Registrazione delle sessioni (dove appropriato).
Controlli di trasferimento file per gestire come vengono gestiti i dati.
Supporto multipiattaforma affinché gli agenti IT possano supportare una varietà di endpoint.
Supporto per sedi distribuite.
Funzionalità di gestione degli endpoint e patching per mantenere la sicurezza sui dispositivi remoti.
Integrazioni con ITSM o service desk.
Distribuzione scalabile e amministrazione centralizzata.
Come Splashtop Aiuta i Team IT Sanitari a Supportare Utenti e Dispositivi in Modo Sicuro
Fortunatamente, ci sono strumenti di supporto remoto sicuri sul mercato che possono aiutare a supportare la conformità HIPAA, come Splashtop. Splashtop fornisce accesso remoto sicuro e assistenza per organizzazioni di tutte le dimensioni, con solide funzionalità di sicurezza che soddisfano anche i più rigidi standard di sicurezza. Con Splashtop, i team IT possono accedere senza problemi ai dispositivi remoti per la risoluzione dei problemi e l'assistenza, mantenendo gli account sicuri e i dati protetti con crittografia AES.
1. Supporto Remoto Sicuro per Team Sanitari Distribuiti
Gli strumenti di supporto remoto di Splashtop aiutano i team IT ad assistere gli utenti su diversi dispositivi e luoghi con sessioni remote sicure. Questo include sia opzioni di accesso supervisionato che non supervisionato, con autorizzazioni robuste e strumenti per mantenere il controllo su chi può accedere a cosa.
Con Splashtop, i team IT possono supportare i dipendenti remoti, risolvere problemi sulle workstation delle cliniche, supportare uffici distribuiti e aiutare gli utenti senza dover recarsi in loco. Tutto questo è gestito da una dashboard centralizzata, rendendo l'amministrazione facile.
2. Controlli di accesso e visibilità della sessione pronta per l'audit
Splashtop è progettato con la sicurezza in mente e include un'ampia gamma di funzionalità per mantenere sicuri account e dati. Gli account utente sono protetti con SSO/SAML, mentre l'accesso è gestito con permessi granulari. Le sessioni possono essere loggate e registrate quando appropriato, aiutando i team a mantenere la responsabilità e supportare le revisioni degli accessi, le indagini e la prontezza agli audit.
3. Visibilità degli Endpoint e Gestione delle Patch con Splashtop AEM
Splashtop offre anche Splashtop AEM (Gestione Autonoma degli Endpoint), che può aiutare i team IT a rafforzare il loro supporto remoto con strumenti di automazione, visibilità e gestione. Splashtop AEM offre visibilità degli endpoint,gestione delle patch automatizzata in tempo reale, approfondimenti sulle vulnerabilità basate su CVE, automazione basata su policy e altro ancora.
Tutte queste funzionalità aiutano a mantenere endpoint sicuri e supportano flussi di lavoro IT proattivi, con meno sforzo manuale. Splashtop AEM fornisce una visione chiara dei rischi degli endpoint, così come l'automazione e la gestione delle patch di cui i team IT hanno bisogno per affrontarli.
4. Flussi di lavoro di supporto integrati
Splashtop può migliorare i flussi di lavoro di supporto integrandosi con strumenti ITSM e helpdesk comuni, come ServiceNow, Zendesk, Freshservice, Freshdesk, Salesforce, Autotask PSA, Spiceworks Help Desk e Microsoft Teams. Queste integrazioni aiutano a ridurre il cambio di contesto durante le sessioni remote e migliorano l'efficienza portando l'accesso remoto direttamente nel flusso di lavoro dei ticket e del supporto.
Errori comuni da evitare
Una volta configurati i tuoi strumenti di supporto remoto, dovrai prestare attenzione ad alcuni errori comuni. È necessaria cura e vigilanza per mantenere la sicurezza e la conformità IT, quindi è importante sapere cosa evitare.
Errori comuni includono:
Utilizzo di account tecnici condivisi, che possono influire sulla responsabilità e rendere più difficile tracciare l'attività.
Consentire un accesso ampio e non supervisionato senza revisione, il che può lasciare i dati sensibili accessibili a utenti non autorizzati.
Considerare i log dell'assistenza remota come opzionali.
Affidarsi agli utenti per installare gli aggiornamenti manualmente, anziché distribuire automaticamente gli aggiornamenti su tutti gli endpoint.
Consentire ai fornitori l'accesso persistente dopo il completamento di un compito.
Utilizzare strumenti separati senza una chiara tracciabilità degli audit.
Mancato documentare i processi di approvazione e escalation del supporto.
Revisione dell'accesso solo dopo un incidente o una richiesta di audit, piuttosto che regolarmente.
Elenco di controllo per l'assistenza remota nel settore sanitario
Se stai implementando l'assistenza non supervisionata per la tua organizzazione sanitaria, vorrai prendere alcune misure e implementare precauzioni per aiutare a mantenere la conformità con HIPAA e sicurezza informatica sanitaria. Seguire questo pratico elenco di controllo può aiutarti a mantenere gli elevati livelli di sicurezza e controllo di cui hai bisogno per lavorare in sicurezza ovunque ti trovi:
Richiedere l'autenticazione a più fattori per l'accesso del tecnico.
Usa l'autenticazione singola dove possibile.
Assegna permessi basati su ruolo per gestire chi può accedere a cosa.
Separa l'accesso supervisionato, non supervisionato, amministrativo e dei fornitori con ruoli e permessi distinti.
Abilita la crittografia per tutte le sessioni remote.
Registra tutta l'attività della sessione con un log automatico.
Rivedi l'accesso regolarmente.
Stabilisci limiti per le autorizzazioni di trasferimento file.
Aggiorna costantemente i sistemi operativi e le applicazioni di terze parti.
Mantieni un inventario di software e hardware aggiornato.
Documenta i flussi di lavoro per l'assistenza remota.
Usa flussi di lavoro di gestione dei ticket o del service desk quando possibile.
Rimuovere l'accesso quando utenti, fornitori o tecnici non ne hanno più bisogno.
Supporto remoto sicuro per la sanità con Splashtop
Il supporto remoto può aiutare le organizzazioni sanitarie a diventare più efficienti e risolvere problemi tecnici ovunque si trovino. Tuttavia, un'assistenza sanitaria remota sicura richiede accesso controllato, flussi di lavoro documentati, visibilità su tutti gli endpoint e prove pronte per l'audit, così i team IT possono dimostrare di rispettare gli obblighi HIPAA.
Splashtop aiuta i team IT sanitari a supportare utenti e dispositivi in remoto, mantenendo rigidi controlli di accesso, autenticazione sicura e visibilità delle sessioni. Questo aiuta a rafforzare la coerenza operativa in ambienti sanitari distribuiti, sostenendo al contempo gli sforzi di sicurezza e conformità.
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