混合辦公室需要具有遠端優先的思維模式

根據 普華永道最近的一份研究報告, 78% 的首席執行官認為,遠端工作是當今組織的永久固定裝置。 這種將遠端工作作為新規範的接受在很大程度上歸功於它所提供的令人印象深刻的員工靈活性和生產力。 底線 - 人們在遠端優先的環境中表現得更好,他們可以在理想的時間從任何地方工作。

普華永道報告的作者指出,「隨著世界各地的工人(在大流行期間)過渡到遠端工作,公司領導人發現他們以前對生產力損失的擔憂是沒有根據的。 事實上,普華永道(PwC)另一項針對首席財務官的研究表明,預計遠端工作造成的生產力損失的首席財務官人數在2020年4月至6月的短短兩個月內下降了近50%

然而,成功的混合工作環境並非偶然發生。 成功運行混合工作環境的 IT 領導者已經將他們的思維方式從啟用遠端工作轉變為例外。 相反,他們創造了一個「遠端優先」的環境,以確保無論身在何處,工作的外觀和感覺都是一樣的。以下是 IT 部門應採取的四個關鍵步驟,以將您的工作場所從支援遠端轉變為遠端優先。

第 1 步:使遠端優先工具與員工的工作方式保持一致

許多組織最初通過為員工提供必需品來啟動混合工作場所,例如使用Zoom進行視頻會議,使用Splashtop進行遠端訪問以及與Trello的項目協作。這是一個良好的開端。但是,工具本身是不夠的。 IT 應該規劃出人們的工作方式並真正理解它們。 這將允許一套理想的標準工具,無論員工是在辦公室工作還是遠端工作。 這樣,遠端工作就密切反映了辦公室的體驗。 這讓每個人都在如何協作,對技術的期望以及如何建立自己的個人習慣以與他人保持一致方面達成共識。

第 2 步:採用自帶設備

BYOD(自帶設備)簡化了建立混合工作場所的初始階段。 通過允許人們在他們選擇的任何設備上工作,IT可以更快地啟動混合環境。 要瞭解速度有多快,請閱讀 BDP 如何在短短 48 小時內實現遠端工作

由於使用的裝置種類繁多,個別員工將不可避免地遇到他們獨特的支持問題。這是 IT 應該利用有人值守支持的地方。什麼是有人參與的支持?值守支持使支持人員能夠在使用者在場時立即存取遠端電腦或行動裝置,即使該裝置未向 IT 註冊。這可確保每位遠端員工及其選擇的裝置類型都可以實時排除故障,無論他們何時何地需要您的幫助台支持。了解有關參與支持的更多信息。

步驟 3:利用異步通信

混合型工人通常在各種時區生活和工作。 即使每個人都在同一時區,也不是所有員工都遵守相同的時程表。 有些人在晚上工作得更好,而另一些人則是清晨起床的人。 由於人們在不同的時間登錄上班,因此通常不可能進行快速的來回討論。 這就是異步通信被證明是生產力遊戲規則改變者的地方。

使用Google文檔,Trello和更正式的專案管理解決方案等工具,專案團隊成員不再需要在同一位置或同時在線。 遠端工作者曾經經常錯過關鍵討論,但現在他們仍然保持最新狀態。 許多遠程優先的混合組織實際上通過異步通信提高了工作效率。 除其他原因外,在家員工在不必每天通勤2-3小時時,可以更長時間地保持生產力。

第 4 步:提供出色的遠端支援

讓我們面對現實 - 並非所有員工在開始使用遠端工具工作時都是快速學習者。 隨著您的IT團隊推出新工具來優化混合工作,員工需要能夠獲得有關技術問題的説明。 由於遠端員工在白天和黑夜的所有時間工作,因此您必須全天候提供遠端支援選項。如前所述,最成功的遠程支援包括有人值守和無人值守的遠端支持選項。

不要忘記使用自助內容。 並非所有員工都希望或需要與您的幫助台互動。 為了節省時間、資源和預算,通過建立有關遠端工作人員將面臨的最可能的支持問題的常見問題解答和Wiki,使混合工作人員能夠快速解決自己的問題。

由於遠端解決方案對許多人來說都是新的,因此從一開始就積極主動地支持它們。 為此,可以向每個新的混合輔助角色提供要執行的步驟清單,以及指向可引導他們完成每個步驟的資源和/或技術支持聯繫人的連結。

結論:規範化遠端工作

最後,IT部門在混合環境中實現遠端工作標準化的驅動力應該被簡單地視為人們無論身在何處的工作方式的標準化。 無論一個人是遠端還是在辦公室,他們登錄、訪問檔、執行任務和協作的方式都應該是相同的。 隨著時間的推移,混合工作環境將不再區分遠端工作人員和辦公室工作人員。 他們都只是享受靈活工作環境的高效人才。
 

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