混合辦公室需要有遠程優先的心態

根據普華永道最近的一份研究報告, 78%的 CEO 認為遠程工作是當今組織的永久固定方式。接受遠程工作作為新規範在很大程度上是由於它提供了令人印象深刻的員工靈活性和生產力。底線 - 人們在遠程優先的環境中表現更好,他們可以在理想的時間隨時隨地工作。

普華永道報告的作者指出:“隨著世界各地的工人(在大流行期間)轉向遠程工作,公司領導人發現他們之前對生產力下降的擔憂是沒有根據的。”事實上,普華永道對 CFO 的另一項研究顯示,預計遠程工作會導致生產力損失的 CFO 數量在 2020 年 4 月至 6 月的短短 2 個月內50%

然而,成功的混合工作環境並非偶然。成功運行混合工作環境的 IT 領導者已將他們的思維方式從支持遠程工作作為例外。相反,他們創造了一個“遠程優先”的環境,以確保無論身在何處,工作的外觀和感覺都相同。以下是 IT 應採取的四個關鍵步驟,將您的工作場所從遠程支持轉變為遠程優先。

第 1 步:根據員工的工作方式調整遠程優先工具

許多組織最初通過為員工配備必需品來推出混合工作場所,例如使用 Zoom 進行視頻會議、使用 Splashtop 進行遠程訪問以及使用 Trello 進行項目協作。這是一個很好的開始。然而,僅靠工具是不夠的。 IT 應該規劃出人們的工作方式並真正理解它們。這將提供一套理想的標準工具,無論員工是在辦公室還是遠程工作。這樣,遠程工作與辦公室體驗密切相關。這讓每個人都在如何協作、對技術的期望以及如何建立自己的個人習慣以與他人保持一致等方面達成共識。

第 2 步:採用 BYOD

BYOD(自帶設備)簡化了建立混合工作場所的初始階段。通過允許人們在他們選擇的任何設備上工作,IT 可以更快地啟動混合環境。要了解速度有多快,請閱讀BDP 如何在短短 48 小時內啟用遠程工作

由於使用的裝置種類繁多,個別員工將不可避免地遇到他們獨特的支持問題。這是 IT 應該利用有人值守支持的地方。什麼是有人參與的支持?值守支持使支持人員能夠在使用者在場時立即存取遠端電腦或行動裝置,即使該裝置未向 IT 註冊。這可確保每位遠端員工及其選擇的裝置類型都可以實時排除故障,無論他們何時何地需要您的幫助台支持。了解有關參與支持的更多信息。

第 3 步:利用異步通信

混合工人通常在不同的時區生活和工作。即使每個人都在同一時區,並非所有員工都遵守相同的時間表。有些人在晚上工作得更好,而其他人則是清晨起床。由於人們在不同時間登錄工作,通常不可能進行快速的來回討論。這就是異步通信證明生產力改變遊戲規則的地方。

使用 Google docs、Trello 和更正式的項目管理解決方案等工具,項目團隊成員不再需要在同一地點或同時在線。遠程工作者曾經經常錯過重要討論,現在他們仍然保持最新狀態。許多遠程優先的混合組織實際上通過異步通信提高了生產力。除其他原因外,當在家員工不必每天上下班 2-3 小時時,他們可以保持更長時間的工作效率。

第 4 步:提供出色的遠程支持

讓我們面對現實吧——並非所有員工在開始使用遠程工具進行工作時都是快速學習者。隨著您的 IT 團隊引入新工具來優化混合工作,員工需要能夠就技術問題獲得幫助。由於遠程員工晝夜不停地工作,您必須全天候提供遠程支持選項。如前所述,最成功的遠程支持包括有人值守和無人值守的遠程支持選項。

不要忘記使用自助內容。並非所有員工都希望或需要與您的幫助台互動。為了節省時間、資源和預算,通過建立關於遠程工作人員最可能面臨的支持問題的常見問題解答和維基,使混合工作人員能夠快速解決他們自己的問題。

由於遠程解決方案對很多人來說都是陌生的,所以從一開始就積極支持他們。為此,您可以為每位新的混合工作人員提供要採取的步驟清單以及可以引導他們完成每個步驟的資源和/或幫助台聯繫人的鏈接。

結論:使遠程工作正常化

最後,IT 在混合環境中實現遠程工作標準化的動力應該被簡單地視為標準化人們無論身在何處的工作方式。無論一個人是遠程還是在辦公室,他們登錄、訪問文件、執行任務和協作的方式都應該相同。隨著時間的推移,混合工作環境將不再區分遠程工作人員和辦公室工作人員。他們都將成為享受靈活工作環境的高效人士。
 

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