Arbeta hemifrån fallstudie: När WFH hittar hem på Splashtop

firandet 2020 på Splashtop

I början av året flög Splashtops ledningsteam till Kina, Taipei och Japan för det årliga mötet med våra Asien-team.

När de lämnade var det under en festlig tid kring starten av det nya kinesiska året och firandet av råttans år.

Ingen kunde tänka sig att några veckor senare skulle Splashtop och många andra företag i Asien stänga sina kontor på grund av coronavirus utbrottet.

Mark Lee, VD för Splashtop, är övertygad om att "Genom att inte förbereda sig förbereder företagen sig att misslyckas."

 

Med Marks ledning införde Splashtop snabbt förebyggande åtgärder för att skydda personalen och hålla verksamheten igång: 

 

  • I Kina, Taipei och Japan bad vi alla anställda att arbeta hemifrån
  • Vi avbröt alla internationella reseplaner för alla kontor
  • I USA och EU bad vi alla anställda med ett svagt immunsystem att börja arbeta hemifrån omedelbart. De utan ett bräckligt immunsystem uppmuntrades till WFH om de kände sig sjuka eller nära någon som var sjuk.
  • Vi lägger PTO-pappersarbete på is så att alla anställda som behövde WFH omedelbart kunde göra det utan att behöva fylla något formulär.
  • På öppna designkontor minskade vi möten, distribuerade handsprit och installerade luftrenare
  • Vi meddelade ofta behovet av att tvätta händer och höll alla anställda informerade om den senaste utvecklingen
”Vi vidtog alla dessa åtgärder med antagandet att utbrottet skulle begränsas inom de kommande varma månaderna. Om utbrottet förvärras har vi fått en infrastruktur som gör att hela företaget kan gå helt till att arbeta på distans, säger Mark Lee, VD för Splashtop.

 

Hur fungerar Splashtop-programvaran och varför är fjärråtkomst via Splashtop bättre än VPN?

Bästa VNC Alternativ Splashtop fjärråtkomst

Medan många företag använder VPN för att arbeta hemifrån, är många inte tillräckligt stora för att stödja VPN, varken ekonomiskt eller tekniskt, eftersom VPN kräver betydande IT-tid och uppmärksamhet, och de är ganska dyra att installera och underhålla. Splashtop är inte bara kostnadseffektivt utan också lätt att installera, säkert och pålitligt.

Genom att använda Splashtop-programvara för fjärråtkomst kan alla anställda effektivt arbeta hemifrån genom att komma åt sin arbetsdator från vilken annan enhet som är ansluten till internet, till exempel mobiltelefoner, surfplattor och persondatorer.

”Jag har ett Splashtop Business Remote Access-abonnemang och en bärbar dator som är installerad med Streamer installerad på kontorsnätverket. Jag använder Splashtop för att komma åt min kontorsbok från mina hemdatorer och mobila enheter för att komma åt dessa resurser på kontorsnätverket.

Att arbeta hemifrån med Splashtop-programvara är bättre än att ta min dator hem eftersom många resurser finns på kontorsnätverket, och vissa är begränsade till åtkomst från kontorsnätverket. Det är också säkrare än att ta med min arbetsdator hem och direkt ansluta via mitt hemnätverk.

Vad händer om jag blev av med datorn eller någon hackade mitt nätverk? Splashtop-mjukvaran för fjärråtkomst tillför ett extra lager skydd så att jag snabbt och säkert kan hämta alla filer från kontorsfilservern. ”
- Alex Wu, Asien chef

 

Att arbeta hemifrån är inte en skottsäker plan

TeamViewer-inaktiverade funktionerNär Splashtop först lanserade WFH-initiativet i Asien, hade vi tur att ha tillgång till fjärrprogramvara.

Logistik var en stor utmaning. Vi expanderar i snabb takt, och det innebär att det finns nya anställda i kund mötande roller.

Även om vi säkerställer att alla är utbildade, har tillräckligt stöd och är medvetna om sina uppgifter är en svår utmaning att övervinna, men vi kommer dit genom att kommunicera och kontinuerligt uppdatera processer.

Den största utmaningen vi stod inför var oförmågan att ha adhoc-möten, en viktig del av en snabb uppstart som vår. Dessa ad hoc-möten representerar en av de viktigaste fördelarna med att arbeta på ett kontor.

På ett företagskontor, när en anställd behöver nå en kollega, kan han eller hon snabbt nå ut till den kollegan genom att gå till sitt skrivbord. Och om det krävs inmatning från flera kamrater kan ett gruppmöte snabbt inrättas.

När de anställda arbetar hemifrån är det ganska knepigt att inrätta ad hoc-möten och det tar ofta dubbelt så lång tid när de som arbetar inte är online samtidigt. Vi tror att på grund av detta enkla hinder har produktiviteten i våra asiatiska kontor gått från 100% till 70%.

 

Arbeta hemifrån processer för att öka produktiviteten

Arbeta hemifrån för att förhindra spridning av coronavirus

För att öka produktiviteten har vi lagt till en uppsättning verktyg för att göra de anställda som jobbar hemma mer produktiva.

I Asien uppmuntrar vi anställda att använda WeChat så att de bättre kan samarbeta i realtid.

På våra andra kontor främjar vi användningen av Microsoft Teams. Detta initiativ verkar vara lönsamt eftersom produktiviteten har ökat till 80%.

Men förbättringar kan också bero på att anställda vänjer sig vid WFH. Så om Splashtop gav utbildning för att fungera på distans kan produktiviteten ha varit högre?

”Även om vi inte kan gå till kontoret kan vi ansluta hemifrån till företagets nätverk när som helst och var som helst utan att det påverkar framstegen i arbetet, och den här metoden är mycket säker.
Jag har inte varit ur huset på 19 dagar och jag brukar överarbeta. Men jag tror inte att det här är helt relaterat till coronavirus eftersom jag tidigare har arbetat hemifrån vid flera tillfällen. ”
- Johnny, systemadministratör i Kina

Johnny's vittnesmål, bland många andra, belyser en trend som valideras av flera WFH-hemstudier: på grund av färre distraktioner kan fjärrmedarbetare bättre fokusera på sina uppgifter.

Och på platser som Silicon Valley sparar fjärrarbetare betydande tid genom att undvika tung trafik och långa pendlar.

Som ett resultat tenderar anställda som arbetar hemifrån inte bara att vara mer produktiva utan också arbeta längre timmar.

 

Blickar framåt med COVID19 - Nyckelpunkter att ta med sig från Splashtops Ledarskaps Team

Covid fallstudie med Splashtop

Från höger till vänster: Splashtop-grundare Rob, Philip, Mark och Thomas

”COVID-19-utbrottet har tvingat oss att arbeta på distans genom att använda våra egna produkter. Genom att göra det har vi nu personliga erfarenheter att dela med kunderna, och vi kan säga att vi pratar. ”
-Thomas Deng, medgrundare och SVP för produkthantering

"Även om detta WFH-initiativ är tillfälligt, tyder insikten vi samlade på att vi kan gå helt eller delvis avlägset i framtiden."
-Robert Ha, COO och medgrundare av Splashtop

"Detta WFH-initiativ har stärkt Splashtop teknisk infrastruktur för att göra det möjligt för anställda att arbeta hemifrån mer produktivt."
- Philip Sheu, grundare och CTO

"Oavsett vilken väg vi tar härifrån kommer förbättring av telekommunikationsfunktioner att vara kärnan i vår affärskontinuitets strategi."
- Mark Lee, VD och medgrundare av Splashtop


Som ett företag vars kärnprodukt är teknik för fjärråtkomst, var Splashtop lycklig att ha tillgång till rätt teknik snabbt. Det är förmodligen varför vårt företag kunde göra det möjligt för anställda att arbeta på distans snabbt. Vi är medvetna om att detta inte är fallet för alla och har beslutat att göra något åt det. Klicka här för att ta reda på Splashtops WFH-initiativ under denna kristid.

Gratis provbanner på bloggbotten