Att uppnå motståndskraft under COVID19-krisen: BDP delar deras Splashtop-berättelse

Hur BDP fick alla anställda att arbeta på distans inom 48 timmar

SAMMANFATTNING

Alistair Kell, chef och chef för informationsteknologi och processer vid BDP, förklarar hur hans företag - en internationell, tvärvetenskaplig praxis av arkitekter, formgivare, ingenjörer och urbanister - under COVID19-krisen fick alla anställda på distans på 48 timmar med Splashtop Remote Access Lösningar .

När COVID19 träffade såg BDP på flera alternativ för att göra det möjligt för anställda att arbeta hemifrån. Antalet anställda i programvaran som behövdes för att få tillgång för att fungera effektivt, teamets stora storlek och en känsla av brådskande gjorde detta till en helt utmaning:

  • Hårdvarebehov - Skulle anställda ha en dator de kunde ansluta hemifrån eller skulle de bara ha en BDP-bärbar dator?
  • Att hålla den nuvarande infrastrukturen stabil - Hur kunde BDP hålla allt stabilt samtidigt som det säkerställdes att det inte fanns några onödiga förändringar i företagets underliggande infrastruktur?
  • Hastighet och kostnad - Hur kan BDP snabbt distribueras utan att orsaka orimliga kostnader?

På grund av alla dessa farhågor trodde BDP att hela processen för att gå bort skulle ta minst två eller tre veckors oro för att bli redo. Tack vare BDP: s IT-team och Splashtop-fjärråtkomstlösningar tog det dock inte så lång tid.

"Inom 48 timmar efter att de meddelade att personalen skulle kunna välja att arbeta hemifrån var processen så smidig och sömlös som någon någonsin kunde ha hoppats på." - Alistair Kell

Hur BDP gjorde det möjligt för anställda att arbeta på distans på 48 timmar

När COVID19 först dök upp var BDP tvungna att stänga av sina studior i Shanghai och Singapore under en tid. Detta ledde till att BDP övervägde flera alternativ för fjärråtkomst och förberedde sig i förväg innan alla deras kontor tvingades stänga.

"Från en personalbas på cirka 1 350 på 16 platser runt om i världen hade vi redan 650 bärbara datorer som alla kunde ansluta till BDP-nätverket med Microsoft Direct Access, vilket möjliggör dagligt arbete från vilken plats som helst," sade Alistair.

Medan detta system fungerade framgångsrikt för de flesta programvaror som BDP-anställda använde, fungerade det inte för Revit - en mjukvara som hjälper arkitekttekniker att arbeta tillsammans. Revit fungerade inte bra med flera anslutna användare: låg prestanda, hög latens och fördröjning i 3D-interaktioner.

Förutom Revit hade BDP över 400 separata programvarutitlar som behövde installeras på varje användares maskin om de skulle använda dem för att fungera på distans. "Det hade varit en omöjlig uppgift att installera alla dessa infödda eftersom många inte fungerade alls när de var utanför LAN," sade Kell.

Det var där Splashtop kom in

Splashtop Business Access gjorde det möjligt för BDP-anställda att få fjärråtkomst till sina arbetsmaskiner som om de satt framför dem. Så det fanns inte längre något behov av att införa någon programvara på bärbara datorer och fjärrarbetet kunde aktiveras snabbare.

BDP köpte ursprungligen 100 licenser på en torsdag kväll och använde alla dessa för första tester på alla platser senast på måndag. Detta tillät BDP att testa olika scenarier, få rätt konfigurering och bättre förstå hanteringskonsolen.

BDP påbörjade sedan en bredare utrullning, vilket ökade licensieringen till 600. IT-teamet i huset distribuerade Splashtop-mottagaren till alla maskiner och hade personal på varje plats som matchade anställda till maskin-ID och stödde registrering till Splashtop, medan en central grupp anpassade användare till deras arbete datorer.

För att effektivisera processen förberedde BDP enkel vägledning som gavs all personal med mer orientering och utbildning som ges till IT-helpdesk. Hela processen tog en vecka, och när BDP tillkännagav att de behövde gå helt avlägset, tog det bara 48 timmar att ta företaget fjärrkontrollen.

Resultaten

Till slut fann BDP i Splashtop, den lösning de behövde för att möjliggöra för 1350 anställda att arbeta hemifrån.

Företaget hade övervägt andra produkter, men Splashtop erbjöd en konkurrenskraftig lösning som möjliggjorde företagsledning och multifaktorautentisering.

BDP använder nu Splashtop Business Access på alla platser från Toronto genom Storbritannien, MENA, Indien och Kina.

Prova Splashtop Business Access själv! Inget kreditkort eller åtagande krävs för att starta en gratis provperiod.

INFORMATION

Om BDP

BDP grundades 1961 och är det 2: a största arkitektledda företaget i Storbritannien, med över 16 platser globalt och 1 350 anställda. BDP har ett ledande resultat i alla större sektorer, inklusive hälsa, utbildning, arbetsplats, detaljhandel, urbanism, kulturarv, bostäder, transport, fritid, allmän säkerhet och energiföretag. Detta inkluderar restaurering av parlamentets brittiska hus.

Om Splashtop Business Access

Splashtop Business Access är ett fjärrskrivbordsverktyg som gör att du kan komma åt dina datorer när du är på språng.

Med den kan du komma åt dina Windows-, Mac- och Linux-datorer från alla andra Windows-, Mac-, iOS-, Android- eller Chromebook-enheter.

Du kan styra din dator och få tillgång till alla dina applikationer, filer och data.

Prova det gratis (utan kreditkort krävs).

”Vi övervägde andra produkter men Splashtop erbjöd en konkurrenskraftig lösning som möjliggjorde företagsledning och Multi Factor Authentication. Splashtop gjorde det möjligt för oss att utnyttja de kraftfulla, förbyggda maskiner vi hade på plats med användare som fick åtkomst till deras vanliga stationära datorer. ”
Alistair Kell
Rektor och chef för informationsteknik och processer vid BDP