Smart working post-Covid — No l'ufficio non sta andando via

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Se cerchi "che lavora da casa dopo il COVID," il motore di ricerca Google ti restituirà circa 7.170.000.000 di risultati (a partire da lunedì 22 giugno 2020). Sono molti i contenuti sul lavoro da casa (WFH).

Quasi ogni settimana, ormai, sentiamo che un'azienda ha deciso di andare completamente in remoto fino alla fine dell'anno. È il caso di Google, Facebook, Microsoft, Slack, Zillow, Palo Alto Networks, Box e persino Sagicor, la più importante compagnia assicurativa dei Caraibi. Abbiamo notato che tutto questo rumore di notizie sul WFH implica che l'ufficio sta scomparendo e che stiamo diventando tutti completamente remoti in un mondo post-COVID-19. Ma lo siamo?

Qual è il futuro dell'ufficio? Qual è il futuro del lavoro a distanza? Quali sono i problemi di privacy e sicurezza che le aziende dovranno affrontare dopo Covid? Come possono le aziende prepararsi a tutto questo? Per approfondire la questione, abbiamo intervistato alcuni dirigenti e leader delle risorse umane di diversi settori, e tutti concordano su una cosa: l'ufficio non sta scomparendo. 

5 motivi per cui l'ufficio è destinato a rimanere > Le intuizioni dei CEO e dei responsabili delle risorse umane

I. Un ufficio fisico è un segnale forte per il prestigio, branding & fiducia

Secondo Dmytro Okunyev, fondatore del produttore di software di chat di squadra Chanty, «un ufficio fisico è un segno di prestigio, un modo per ritrarre un business come successo per i potenziali clienti e la concorrenza».

Nelson Sherwin, responsabile delle risorse umane di PEOCompare, un broker di organizzazioni di datori di lavoro professionali, aggiunge che i clienti vogliono vedere un ufficio fisico non solo per il branding, ma anche perché hanno una sorta di pregiudizio e diffidenza nei confronti di un'azienda completamente remota. "I clienti di solito vogliono venire a visitare la tua azienda, fare incontri di persona e in pratica fare una verifica della tua azienda," ha detto Nelson, "e non possono farlo attraverso una chiamata via Skype".

James Jason, responsabile delle risorse umane presso la società di intermediazione Mitrade, ha confermato che non importa quanto sia efficace lavorare da casa, i clienti e le altre parti interessate hanno bisogno di uno spazio professionale in cui possano visitare senza sentirsi come stanno violando la privacy di chiunque.

Inoltre, secondo Allison Schworn, Direttore Risorse Umane del produttore di mobili per ufficio Poppin, per molti, un ufficio fisico non è solo raccomandato; è una necessità. «Abbiamo scoperto che i clienti desiderano vedere di persona prodotti fisici per testarli», ha dichiarato Allison.

E Katherine Stone, brand director dello studio di architettura Cooper Carry, ha sottolineato che "Un ufficio fisico è molto più di un luogo di produttività, è un luogo in cui le persone interagiscono con la missione e l'anima dell'azienda. In altre parole, gli uffici sono la manifestazione fisica del marchio di un'azienda", ha affermato Katherine. "

II. Le interazioni sociali sono difficili da replicare in un ambiente completamente per lo smart working

Aristotele disse che "L'uomo è per natura un animale sociale." Questa affermazione rimane vera anche nell'era digitale. Sebbene la tecnologia sia una grande risorsa, "nulla sostituisce il contatto personale", ha affermato Ashley Monk, proprietaria di IT Media, un'agenzia digitale boutique.

Amie Devero, amministratore delegato di BeyondBetter, una società di executive coaching e consulenza manageriale, ha aggiunto che mentre le nuove tecnologie consentono di replicare le basi della vita d'ufficio, molte interazioni umane si perdono nel processo. "C'è un'enorme quantità di sviluppo sociale e dei dipendenti che avviene attraverso interazioni informali e non pianificate, ha sottolineato Amie su". L'autrice ha spiegato che potrebbe trattarsi di "interazioni fatte in sala relax, conversazioni ascoltate tra membri di un team di cui non fai parte e il linguaggio del corpo che vediamo quando i membri del team reagiscono alle osservazioni di qualcun altro"." Amie ha concluso che, sebbene queste interazioni possano sembrare insignificanti se prese singolarmente, possono sommarsi a "un vasto bagaglio di esperienze, di apprendimento e di migliori relazioni sociali."

Chris Chan, fondatore e amministratore delegato della società di gestione eventi 3C Strategies LLC, si è detto d'accordo con le osservazioni di Amie. "Senza sale per le pause o caffè, perdiamo un aspetto essenziale dell'ambiente di lavoro: la creazione di relazioni interpersonali a livello informale", ha detto Chris. "E anche se ora le persone stanno bene, diventerà molto isolante per le nuove persone che entrano nel mondo del lavoro e che non conoscono i loro colleghi e non hanno un modo informale per conoscerli dall'ambiente dell'ufficio".

Bruce Hogan, CEO della società di ricerca tecnologica Software Pundit, ha ulteriormente sottolineato questa necessità sociale. «Interagire di persona con i membri del team aiuta a costruire obbligazioni», ha dichiarato Bruce. «Senza l'ufficio, non credo che anche gli individui si conoscerebbero».

III. Innovazione & lo sviluppo dei dipendenti potrebbe essere migliore in ufficio

"In Splashtop abbiamo avuto la fortuna di vedere un enorme aumento della produttività del team, e tutti i membri del team si sono impegnati al massimo per fornire il loro lavoro migliore," ha dichiarato Mark Lee, CEO di Splashtop. Recentemente abbiamo pubblicato i risultati di un'indagine che ha rivelato un aumento della produttività per la maggior parte della forza lavoro che attualmente lavora da casa. Tuttavia, questa produttività può comportare dei compromessi quando non si adottano misure adeguate per consentire ai dipendenti di svilupparsi e lavorare in modo produttivo da remoto.

Christian Giordano, Presidente di Mancini Duffy, uno studio di architettura tech-first di New York che ha recentemente compiuto 100 anni e che sta lavorando a stretto contatto con i propri clienti per reimmaginare come sarà il futuro del luogo di lavoro, ha sottolineato che «Le videoconferenze o la condivisione dello schermo non possono replicare gli incontri inaspettati in ufficio che stimolano la creatività e l'innovazione».

Questo perché "le migliori idee e operazioni commerciali sono [spesso] fatte di persona e al volo", ha affermato John Cushing, CEO di mnAI, un motore di ricerca di flussi finanziari alimentato dall'intelligenza artificiale con sede nel Regno Unito.

Il CEO di 3C Strategies' Chan potrebbe avere una spiegazione per questa diminuzione della creatività e dell'innovazione. «Lavorare da casa ci lascia rimanere con il familiare e rimanere all'interno dei nostri confini normali, riducendo la nostra inclinazione a uscire dalle nostre zone di comfort e routine, il che può ostacolare il pensiero innovativo e l'ideazione.»

Brian Robben, CEO dell'agenzia di marketing digitale Robben Media, ha aggiunto che la formazione e il tutoraggio migliori avvengono anche di persona: "Se non c'è un ufficio, queste persone sono costrette a imparare dalle videochiamate e dalle e-mail, e non è la stessa cosa".

Benjamin Walker, CEO di Transcription Outsourcing, ha sottolineato che può anche essere difficile decidere chi promuovere virtualmente. "Se il tuo capo torna in ufficio, probabilmente anche tu dovresti tornare in ufficio, perché essere fuori dalla vista e dalla mente potrebbe facilmente permettere a qualcun altro di ottenere la promozione per cui eri in lizza." ha detto Ben.

IV. Una visione mista sullo smart working, l'ufficio e i rischi per la salute mentale

Quando un'azienda diventa completamente remota, le linee tra lavoro e fuori lavoro diventano molto sfocate. Amie Deverro di BeyondBetter ha detto che questo è dovuto a una identità di vivere, lavorare, dormire, mangiare e svegliarsi nello stesso ambiente ogni giorno, che porta alla stagnazione mentale.

Perché? Amie ha spiegato che andare in ufficio fornisce un nuovo stimolo: «Sia che si ottenga sul treno, nel traffico, in ufficio, mentre si cammina a pranzo o si vedono nuove persone in ascensore, i nostri cervelli creano nuovi percorsi neurali quando ricevono nuovi input». John Rampton, CEO di Calendar, ha aggiunto che un ufficio fisico aiuta a mantenere un certo tipo di equilibrio tra lavoro e vita privata e che per questo motivo, il suo team è molto entusiasta di tornare in ufficio.

Tuttavia, si potrebbe anche sostenere che lo smart working può effettivamente aiutare la salute mentale: meno tempo trascorso nel traffico, riduzione delle distrazioni durante la giornata lavorativa, rimanere fuori dalla politica d'ufficio e accesso a un ambiente di lavoro più confortevole. Ciò suggerisce che tutto dipenderebbe dal tipo di lavoro coinvolto e se i dipendenti sono estremamente isolati (vivono da soli?), introversi o estroversi.

V. Implicazioni per la sicurezza e l'infrastruttura IT

L'ufficio non è solo un luogo di interazione con i colleghi, ma è anche un luogo fisico dove molte aziende tengono l'hardware, i server e le macchine informatiche. È la spina dorsale dell'infrastruttura IT di molte aziende. "Spostare l'intera struttura per poter lavorare da casa a distanza comporterebbe un sacco di lavoro e di soldi," ha dichiarato Jack Wang, CEO di Amazing Beauty Hair, un negozio di e-commerce di extension e accessori per capelli di alta qualità.

C'è anche da considerare la sicurezza digitale e l'affidabilità dell'infrastruttura, ha spiegato Camilo Barrero, Senior Director of Operations Technology di Ontrack, azienda produttrice di soluzioni per il monitoraggio della salute sul posto di lavoro. "Anche con Internet ad alta velocità a casa e l'accesso alle VPN aziendali, alcuni uffici forniscono infrastrutture tecniche progettate specificamente per i protocolli di sicurezza o per soddisfare determinati requisiti tecnici," ha detto Camilo.

A questa conversazione, Nancy Sabino, CEO e cofondatrice di SabinoCompTech, fornitore leader di servizi gestiti IT, ha aggiunto che l'imprevedibilità dell'accessibilità a Internet, la larghezza di banda e la sicurezza sono preoccupanti quando i dipendenti lavorano da casa. E secondo CJ Xia, VP of Sales del produttore di anticorpi Boster Bio, i dati dimostrano che gli hacker stanno prendendo di mira i dispositivi delle case intelligenti e il Wi-Fi potrebbe essere il centro per attaccare le risorse degli uffici.

"Per garantire che i dipendenti abbiano la giusta quantità di accesso di cui hanno bisogno per essere produttivi, è necessario che Internet e altri strumenti remoti per le case dei dipendenti siano gestiti in modo sicuro e corretto," ha detto Nancy di SabinoCompTech.

Allora, qual è la conclusione su tutto questo?

Nonostante le valide preoccupazioni di cui sopra, un numero crescente di persone dichiara di voler andare completamente a distanza. In un recente sondaggio condotto da IBM sulla forza lavoro, il 75% ha dichiarato di voler continuare a lavorare da remoto almeno occasionalmente, mentre più della metà - 54% - vorrebbe che questo diventasse il modo principale di lavorare. Ci sono molti altri sondaggi che fanno affermazioni simili e la maggior parte di questi sondaggi sostiene che il 60% della forza lavoro vuole andare da remoto. Ma che dire del restante 40%? In mezzo a tutte queste richieste, può essere difficile per le aziende decidere quale sia la soluzione migliore per loro.

Ecco perché David Hulsen, CEO e co-fondatore di RFP360, azienda che produce soluzioni software che aiutano le organizzazioni a richiedere informazioni e a rispondere alle richieste, ha fatto un sondaggio tra i suoi dipendenti per scoprire cosa desiderano. I suoi risultati? Le persone vogliono ancora l'interazione sociale sul posto di lavoro, ma questo non significa che vogliano che le cose tornino in ufficio come al solito. "Questo significa che le nostre aspettative nei confronti dell'ufficio si stanno evolvendo e che dobbiamo sia includere i lavoratori a distanza che offrire uno spazio sociale per le persone che interagiscono di persona," ha detto David.

A questo, il CEO di Splashtop Mark Lee ha aggiunto che «il genio del lavoro da casa è fuori dalla sua bottiglia, ma nonostante la necessità di un ufficio fisico, le aziende non dovrebbero essere entusiaste di rimetterlo di nuovo nella bottiglia, anche se potrebbero.» Inoltre, ha aggiunto Mark, «mentre non si possono negare i benefici di un ufficio fisico, non si non si possono negare gli incredibili vantaggi del lavoro da casa: riduzione dei costi operativi, accesso a un pool globale di talenti, capacità di attrarre nomadi digitali come la Generazione Z, riduzione del tempo sprecato nel traffico, un aumento della produttività dovuto alla riduzione delle interruzioni del lavoro, alla riduzione dell'impronta di carbonio e alla continuità aziendale».

Che cosa significa questo per l'ufficio e il futuro del lavoro e le domande che abbiamo posto sopra? Ciò significa che ci stiamo muovendo verso un ufficio ibrido: uno spazio di lavoro in cui ambienti di lavoro remoti e fisici si completano a vicenda per offrire il meglio di entrambi i mondi: equilibrio di vita per i dipendenti, interazioni sociali, sicurezza robusta, produttività super carica e costi ridotti per le aziende.

E se sei pronto per l'ufficio ibrido, Splashtop può aiutarti. Come piattaforma che supporta decine di milioni di utenti, consentiamo alle organizzazioni di adottare il modo moderno di lavorare, in modo sicuro ed efficiente da qualsiasi luogo, per aiutare le organizzazioni di vari settori a creare una forza lavoro produttiva e più potente.

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