4 étapes essentielles pour utiliser en toute sécurité les outils de vidéoconférence lorsque vous travaillez à domicile

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Si vous faites partie des nombreux travailleurs intellectuels qui ont rapidement adopté le travail à domicile l'année dernière, vous n'avez probablement jamais envisagé le large éventail de dangers que présentent les outils de vidéoconférence. Pourtant, ils sont bien réels et bien présents chaque fois que vous organisez une vidéoconférence ou y participez. Tellement réels que le FBI a même émis un avertissement sur l'utilisation de Zoom. Prenez quelques minutes et lisez ce qui suit pour savoir comment protéger votre appareil, votre entreprise et vous-même dans le cadre de la nouvelle normalité du travail à domicile.

Étape 1 : N'utiliser que des outils approuvés provenant de sources fiables

Vous recevez toutes sortes de demandes pour participer à des conférences téléphoniques avec des organisations partenaires, des travailleurs contractuels et d'autres personnes extérieures à votre organisation. Si quelqu'un vous envoie un lien vers un outil que votre service informatique n'a pas approuvé, déclinez l'invitation. Expliquez votre raison à la personne qui a envoyé l'invitation, car elle n'est probablement pas consciente des risques.

Si vous n'êtes pas sûr du statut d'un outil, consultez votre service informatique. Maintenant, si vous êtes dans le pétrin et que vous devez absolument rejoindre une vidéoconférence (quel que soit l'outil utilisé), ne la rejoignez que par votre navigateur web. En d'autres termes, n'installez pas le logiciel de vidéoconférence lorsque vous y êtes invité. Cliquez plutôt sur le bouton "Join by this browser" (comme indiqué ci-dessous).

Assurez-vous également que l'invitation est légitime. Si vous n'avez pas l'intention de rencontrer la personne qui vous invite, contactez-la par courrier électronique ou par téléphone et demandez-lui si elle avait l'intention de vous inviter et pourquoi. Il est possible qu'elle ait été piratée et que vous receviez une invitation bidon.

Étape 2 : sécurisez votre réunion hébergée

Cette étape est importante, car vous avez en fait plus de responsabilités que la plupart des gens ne le pensent lorsqu'ils organisent une vidéoconférence. Adaptez-vous vos mesures de sécurité en fonction des participants ? Que se passe-t-il si un pirate informatique fait échouer votre appel ? Comment empêchez-vous un concurrent ou un pirate informatique d'espionner votre réunion ?

Tout d'abord, pour éviter qu'un participant mal intentionné ne gâche votre réunion, évitez autant que possible de rendre vos réunions publiques. Si vous devez organiser une réunion publique, donnez-vous la possibilité de couper le son de tous les participants et de choisir qui peut partager son écran.

En parlant de contrôle des participants, contrôlez les participants en fournissant un lien vers la réunion directement aux personnes que vous souhaitez voir participer. Ensuite, envoyez-leur un courriel distinct contenant les mots de passe. Pour une sécurité encore plus grande, utilisez des codes de réunion générés de manière aléatoire (si votre outil en propose) et n'utilisez jamais deux fois le même code. Au fur et à mesure que les participants se joignent à votre réunion, vérifiez qui les a rejoints. Une fois que tout le monde a rejoint la réunion, verrouillez l'événement.

Ensuite, sachez à l'avance comment mettre fin à votre réunion - les circonstances dans lesquelles vous le feriez, qui a le pouvoir de mettre fin à la réunion et comment cela doit se passer.

Sécurisez les réunions privées. Pour les réunions privées, exigez un mot de passe de réunion et utilisez des fonctions telles qu'une salle d'attente pour contrôler l'admission des invités. Pour une sécurité renforcée, utilisez des codes de réunion générés de manière aléatoire et des mots de passe forts et ne les réutilisez pas. Ne partagez pas le lien d'une téléconférence sur une publication non restreinte et publique sur les médias sociaux. Si possible, empêchez les participants de se joindre à une réunion avant l'hôte et mettez automatiquement les participants en sourdine dès leur entrée.

Enfin, avant toute réunion, sachez qui est chargé de mettre fin à une réunion problématique et quelles mesures spécifiques il doit prendre. Vous (et votre organisation) devriez connaître les réponses à ces questions dans le cadre de la politique de l'organisation.

Étape 3 : Protéger vos informations

Les gens partagent souvent des informations (intentionnellement ou non) lorsqu'ils participent à des vidéoconférences, en particulier lorsqu'il s'agit de réunions informelles ou régulièrement programmées. Gardez toujours à l'esprit que vous ne devez jamais partager de données ou d'informations au-delà de ce dont vous avez besoin pour atteindre les objectifs de la réunion.

Tout d'abord, demandez à l'équipe juridique de votre organisation si vous êtes autorisé ou non à enregistrer les appels. Si vous enregistrez, informez tous les participants de ce fait et rappelez-leur explicitement de ne rien dire qui puisse compromettre la sécurité ou même leurs affaires personnelles. Cela arrive bien trop souvent lors des "petites conversations" qui ont lieu au début et à la fin des réunions.

Avant de partager votre écran, fermez toutes les fenêtres ou applications qui pourraient révéler des données sensibles. Ne rendez visible que le contenu qui doit être partagé. Cela signifie également que vous devez masquer la barre d'adresse lorsque vous affichez du contenu provenant des sites intranet de votre organisation.

Étape 4 : Protégez tout ce qui est personnel

Les logiciels d'enregistrement vidéo peuvent parfois "capter" des conversations qui se déroulent loin de votre ordinateur. Avant de participer à une vidéoconférence, rappelez à toutes les personnes de votre foyer (ou de votre voisinage) que vous participez à une session enregistrée qui peut capter des discussions sensibles ou personnelles. Pour éviter de révéler par inadvertance des détails personnels sur des objets de votre maison, utilisez les fonctions de flou du logiciel ou assurez-vous de pointer votre caméra et de maintenir sa position sur un arrière-plan discret.

Pour éviter de compromettre les informations personnelles de vos collègues, assurez-vous que la caméra de sécurité de votre domicile ne pointe pas vers votre écran. Pensez également à utiliser des écouteurs pour protéger ce qu'ils disent, surtout si vous vivez en colocation.

Enfin, protégez votre réseau domestique contre les intrusions. Au minimum, modifiez le paramètre par défaut de votre Wi-Fi pour personnaliser les informations qui ne seront pas évidentes pour un pirate potentiel. Ensuite, ne partagez ces informations qu'avec les personnes en qui vous avez confiance. Pour plus de détails sur la sélection des paramètres et l'établissement des mots de passe, consultez notre site Les 10 meilleurs conseils pour un travail à distance sécurisé.

Conclusion : La sécurité des vidéoconférences est plus importante que la plupart des gens ne le pensent.

Comme vous pouvez le constater, il y a pas mal de choses à prendre en compte avant de se lancer dans votre prochaine vidéoconférence, surtout si vous êtes l'hôte de la réunion. Essayez les suggestions ci-dessus et partagez ce blog avec vos collègues pour assurer votre sécurité et celle de votre organisation.

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