4 pasos fundamentales para utilizar con seguridad las herramientas de videoconferencia cuando se trabaja desde casa

logotipo de videoconferencia segura

Si usted es uno de los muchos trabajadores del conocimiento que se pasaron rápidamente al trabajo desde casa (WFH) el año pasado, probablemente nunca consideró la amplia gama de peligros que plantean las herramientas de videoconferencia. Sin embargo, son muy reales y están muy presentes cada vez que organiza o participa en una videoconferencia. Tan reales, que el FBI incluso ha emitido una advertencia sobre el uso de Zoom. Tómate unos minutos y lee lo que sigue para saber cómo proteger tu dispositivo, tu organización y a ti mismo mientras disfrutas de la nueva normalidad de la WFH.

Paso 1: Utilizar sólo herramientas aprobadas de fuentes de confianza

Recibes todo tipo de solicitudes para unirte a conferencias telefónicas con organizaciones asociadas, trabajadores contratados y otras personas ajenas a tu organización. Si alguien le envía un enlace a una herramienta que su departamento de TI no ha aprobado, rechace la invitación. Explique sus razones a la persona que le ha enviado la invitación, ya que probablemente no sea consciente de los riesgos.

Si no estás seguro del estado de una herramienta, consulta con tu departamento de TI. Ahora bien, si estás en un aprieto y es absolutamente necesario que te unas a una videoconferencia (independientemente de la herramienta utilizada), únete sólo mediante tu navegador web. En otras palabras, no instales el software de videoconferencia cuando se te pida. En su lugar, haz clic en el botón "Unirse mediante este navegador" (como se muestra a continuación).

Además, asegúrese de que la invitación es legítima. Si no espera reunirse con la persona que le invita, póngase en contacto con ella mediante un correo electrónico o una llamada telefónica aparte y pregúntele si tenía intención de invitarle y por qué. Es posible que hayan sido hackeados y que estés recibiendo una invitación falsa.

Paso 2: Hacer que su reunión organizada sea segura

Este paso es muy importante, ya que en realidad tienes más responsabilidad de la que la mayoría de la gente asume al organizar una videoconferencia. ¿Ajustas tus medidas de seguridad en función de quiénes vayan a asistir? ¿Qué pasa si un hacker se cuela en la llamada? ¿Cómo evita que un competidor o un hacker espíe su reunión?

En primer lugar, para evitar que un asistente deshonesto arruine su reunión, evite que sus reuniones sean públicas siempre que sea posible. Si tienes que organizar una reunión pública, date la opción de silenciar a todos los asistentes y de controlar quién puede compartir su pantalla.

Hablando de controlar a los asistentes, controle quién asiste proporcionando un enlace a la reunión directamente a las personas que desea que asistan. A continuación, envíeles un correo electrónico independiente con las contraseñas. Para una seguridad aún mayor, utilice códigos de reunión generados aleatoriamente (si su herramienta los ofrece) y no utilice nunca el mismo código dos veces. A medida que los asistentes se unan a la reunión, controla quién se ha unido. Una vez que todos se hayan unido, bloquea el evento.

A continuación, hay que saber con antelación cómo dar por terminada la reunión: la circunstancia en la que lo harías, quién tiene la autoridad para darla por terminada y cómo debería ocurrir.

Asegure las reuniones privadas. Para las reuniones privadas, exija una contraseña de reunión y utilice elementos como una sala de espera para controlar la admisión de invitados. Para mejorar la seguridad, utilice códigos de reunión generados aleatoriamente y contraseñas seguras y no las reutilice. No comparta un enlace a una teleconferencia en una publicación en las redes sociales sin restricciones y a disposición del público. Si es posible, desactive la posibilidad de que los participantes se unan a una reunión antes que el anfitrión y silencie automáticamente a los participantes al entrar.

Por último, antes de cualquier reunión, hay que saber quién es el responsable de poner fin a una reunión problemática y qué medidas concretas debe tomar. Usted (y su organización) deberían conocer las respuestas a estas preguntas como una cuestión de política organizativa.

Paso 3: Proteger su información

La gente suele compartir información (intencionadamente o no) cuando participa en videoconferencias, sobre todo cuando se trata de reuniones informales o programadas. Ten siempre presente que nunca debes compartir datos o información más allá de lo necesario para alcanzar los objetivos de la reunión.

En primer lugar, infórmate con el equipo legal de tu organización de si puedes o no grabar las llamadas. Si las grabas, informa a todos los asistentes de este hecho y recuérdales explícitamente que no deben decir nada que pueda comprometer la seguridad o incluso sus propios asuntos personales. Esto ocurre con demasiada frecuencia durante la "pequeña charla" que tiene lugar al principio y al final de las reuniones.

Antes de compartir su pantalla, cierre todas las ventanas o aplicaciones que puedan revelar datos sensibles. Haz visible sólo el contenido que debe ser compartido. Esto también significa que debes ocultar la barra de direcciones cuando muestres el contenido de los sitios de la intranet de tu organización.

Paso 4: Proteger todo lo personal

El software de grabación de vídeo a veces puede "captar" conversaciones que pueden estar ocurriendo lejos de su ordenador. Antes de unirse a cualquier videoconferencia, recuerde a todas las personas de su casa (o de los alrededores) que se está uniendo a una sesión grabada que puede captar cualquier conversación delicada o personal que estén manteniendo. Para evitar revelar inadvertidamente detalles personales basados en objetos de tu casa, utiliza las funciones de desenfoque del software o asegúrate de apuntar la cámara y mantener su posición sobre un fondo discreto.

Para evitar comprometer la información personal de tus compañeros, asegúrate de que la cámara de seguridad de tu casa no apunte hacia tu pantalla. Considera también la posibilidad de utilizar auriculares para proteger lo que dicen, especialmente si vives con compañeros de piso.

Por último, proteja su red doméstica de las intrusiones. Como mínimo, cambie la configuración predeterminada de su Wi-Fi por una información personalizada que no sea obvia para un posible pirata informático. A continuación, comparta esta información sólo con personas de confianza. Para más detalles sobre la selección de la configuración y el establecimiento de contraseñas, consulte nuestra página web Top 10 Tips for Secure Remote Work.

Conclusión: La seguridad de las videoconferencias es más importante de lo que la mayoría de la gente cree.

Como puede ver, hay que tener en cuenta bastantes cosas antes de lanzarse a su próxima videoconferencia, especialmente si usted es el anfitrión de la reunión. Pruebe las sugerencias anteriores y comparta este blog con sus colegas para mantenerse a salvo usted y su organización.

Manténgase al día con las últimas noticias sobre seguridad en nuestro Feed de seguridad.


Contenido relacionado

Banner de Prueba Gratuita en la Parte Inferior del Blog