Die Zukunft der Arbeit ist das Hybridbüro, und hier erfahren Sie, wie Sie sich darauf vorbereiten können

Lies hier die aktualisierten Erkenntnisse aus diesem Artikel für 2021.

In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir die Zukunft der Arbeit mit CEOs und Personalleitern in verschiedenen Branchen untersucht. Unsere Ergebnisse? Das Büro wird nicht verschwinden. Was ist dann mit der explosionsartigen Zunahme der Telearbeit? Wenn das Büro nicht wegfällt, würde das nicht bedeuten, dass Telearbeit nicht Bestand haben wird? Nicht unbedingt. Letztlich kamen wir aus unserer Diskussion über die Zukunft der Arbeit zu dem Schluss, dass die Zukunft hybrid ist.

Was ist ein hybrides Büro und wie können sich Unternehmen auf die Einrichtung einer hybriden Belegschaft vorbereiten? Wie der Name schon sagt, ist das Hybrid-Büro eine Büroeinrichtung, in der die Mitarbeiter die Flexibilität haben, vom Büro aus oder von einem anderen Ort aus zu arbeiten, an dem sie Zugriff auf die Tools haben, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Welches sind die Sicherheitsanforderungen und -richtlinien, die Unternehmen einführen müssen? Welche Art von Büroinfrastruktur sollten Unternehmen haben, um sich auf die Zukunft der Arbeit vorzubereiten? Welche Geräte und Werkzeuge werden zu ihrer Unterstützung benötigt? Erhalten Sie eine Antwort auf all diese Fragen und lernen Sie, wie Sie Ihr Hybridbüro in 3 einfachen Schritten einrichten können.

I. Skizziere eine hybride Büropolitik

Als COVID19 zuschlug und die Unternehmen zwang, zur Fernarbeit zu wechseln, bestand der schwierigere Teil nicht darin, die Möglichkeiten der Fernarbeit zu erweitern, sondern darin, sie zu implementieren und die Mitarbeiter in diesem Prozess anzuleiten. Da viele von ihnen zuvor noch nicht aus der Ferne gearbeitet hatten, hatten sie keine Erfahrung damit, wie sie dies produktiv tun konnten. Es stellte sich auch schnell heraus, dass nicht alle Mitarbeiter in der Lage sind, aus der Ferne zu arbeiten. Durch die Einführung einer hybriden Büropolitik können Arbeitgeber sicherstellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Richtlinien befolgen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine hybride Büropolitik einrichten können.

1. Definieren Sie klar, für wen die Richtlinie gilt - Machen Sie bekannt, welche Mitglieder des Unternehmens von zu Hause aus arbeiten können. Vielleicht müssen neue Mitarbeiter in den ersten 30 Tagen im Büro arbeiten, um ihnen die Einarbeitung zu erleichtern? Vielleicht können einige Positionen nicht abwesend sein? Wie auch immer die Antworten auf diese Fragen lauten mögen, fügen Sie sie unbedingt in Ihre Richtlinie ein.

2. Legen Sie Erwartungen und Richtlinien für Mitarbeiter fest, die aus der Ferne arbeiten können und wann sie zugesagte Arbeit leisten sollten - Wenn Sie Ihr Fernbüro einrichten, planen Sie, dass die Mitarbeiter drei Tage von zu Hause und zwei Tage im Büro arbeiten sollen? Denken Sie darüber nach, eine Aufwandsentschädigung für Remote-Tage einzuführen und den Mitarbeitern volle Autorität darüber zu geben, wann sie diese nutzen können? Oder möchten Sie, dass die Manager die Entfernungspauschale für ihr Team festlegen? Planen Sie, diese völlig offenzulassen? Müssen Besprechungen vor Ort stattfinden? Wie viele Stunden pro Tag sollen die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten? Es gibt eine Menge zu bedenken. Listen Sie alle möglichen Szenarien auf und stellen Sie sicher, dass Sie Richtlinien für jeden Punkt in Ihre Richtlinien aufnehmen.

3. Kommunizieren Sie, wie die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten werden – Sollen die Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung gestellten Computer an ihre entfernten Standorte verlegen oder sollen sie bei Bedarf aus der Ferne darauf zugreifen? Verfügen Sie über ein Remote-Tool, mit dem sie per Fernzugriff auf ihre Computer zugreifen können? Welche Anwendungen sollten die Teammitglieder verwenden, um miteinander zu kommunizieren? Welche Tools Sie auch immer zur Verfügung haben, stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was diese sind und wie er sie benutzen kann.

4. Betonen Sie die Sicherheit sehr – Das ist wirklich wichtig. Wir leben im digitalen Zeitalter und alltägliche Hacker arbeiten immer härter daran, Sicherheitsmauern zu durchbrechen. Auch wenn es keine perfekte Sicherheit gibt, machen Sie es ihnen nicht zu einfach. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Sicherheitsrichtlinien befolgen und über diese auf dem Laufenden bleiben. Beschreiben Sie diese in Ihrer Richtlinie und stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wie derartige Richtlinien zu befolgen sind.

II. Überarbeite deine Büroräume und konfiguriere sie, um deine klar definierten Ziele zu erreichen.

Es versteht sich von selbst — aber brauchst du ein großes Büro, wenn die Mitarbeiter nur ein paar Tage die Woche kommen, vielleicht sogar ein paar Tage im Monat? Wahrscheinlich nicht. Also, wie machst du das Beste aus deinen physischen Büroräumen? Du solltest die Gründe untersuchen, warum du überhaupt ein hybrides Büro haben wolltest.

Lebensbalance für Mitarbeiter? Soziale Interaktionen? Robuste Sicherheit? Überragte Produktivität? Reduzierte Kosten für dein Unternehmen? Warum ist das wichtig? Es wird definieren, wie du deine Büroräume einrichtest. So konfigurieren viele Unternehmen, die teilweise von zu Hause aus arbeiten, ihren Workspace.

Zum Beispiel ist das Büro des Basislagers eher als Treffpunkt als als traditionelle Büroeinrichtung strukturiert. In einem Interview mit FastCompany sagte Jason Fried, CEO von Base Camps, dass er das Büro seines Unternehmens entworfen habe, um zu simulieren, wie es wäre, wenn niemand tatsächlich im Büro wäre.

"Wenn du zu Hause in einem zweiten Schlafzimmer bist oder tagsüber niemand da ist, bist du nicht abgelenkt. Du bist in einer Umgebung, die du größtenteils kontrollieren kannst, und du arbeitest isoliert und arbeitest intensiv und [wirst] nicht von anderen Leuten belästigt. Wir wollten einen Büroraum schaffen, um die Vorteile zu simulieren, den Leuten aber auch die Möglichkeit zu geben, sich in einer schallgesteuerten Umgebung zu treffen. "
- Jason Fried, CEO von Basecamp.

Also, was bedeutet das für dich? Wenn deine Ziele für die Einrichtung eines Büros die oben genannten Gründe sind, musst du dein Büro so konfigurieren, dass es die Zusammenarbeit fördert, die Produktivität und Sicherheit steigert. Das bedeutet, dass das traditionelle Design von Side-by-Side-Kabinen wahrscheinlich keinen Sinn machen wird. Vielleicht möchtest du dich für rotierende Schreibtische entscheiden und in mehr sozial interaktive Bereiche investieren, in denen sich die Mitarbeiter treffen und zusammenarbeiten können. Vielleicht würde das bedeuten, das Kaffeeraum durch ein Wohnzimmer zu ersetzen?

Und wenn das Büro als Markensignal genutzt wird, um potenzielle Kunden zu beeindrucken, solltest du vielleicht in einen hochmodernen Konferenzraum investieren. Außerdem, falls das Büro eher leer als voll sein wird, brauchst du vielleicht nicht so viele Tagungsräume? Außerdem, wenn du vorhast, dein Büro für ein vierteljährliches Social zu nutzen, solltest du vielleicht in den Aufbau eines großartigen sozialen Raums investieren, in dem dein Team vierteljährlich Kontakte knüpfen kann. Und natürlich musst du ein Design in Betracht ziehen, das die höchsten hygienischen Vorschriften erfüllt, um deine Organisation in Situationen wie der aktuellen COVID-19-Pandemie zu schützen.

Das sind nur ein paar Bereiche, die es zu erkunden gilt. Unter dem Strich musst du definieren, was du erreichen willst, und deinen Raum entsprechend gestalten.

III. Investiere in die richtigen Tools und Technologien, um dein Hybrid-Team effizient zu unterstützen

Welche Tools benötigst du, damit dein Team aus der Ferne, produktiv und sicher arbeiten kann? Solltest du Remote-Computer und Bürocomputer für Mitarbeiter kaufen? Solltest du Lizenzen für Software, die von deinem Team verwendet wird, duplizieren, damit sie sie sowohl im Büro als auch an einem anderen Ort verwenden können, von dem aus sie arbeiten werden? Das sind die Tools, die du benötigst.

Für Fernzugriff —> BYOD + Splashtop Remote Access

BYOD + Fernzugriff = Die perfekte Mischung aus Technologie, um eine hybride Belegschaft zu ermöglichen

Lange Zeit erfolgte die traditionelle Art der Fernarbeit über das VPN-Netzwerk eines Unternehmens. Dies hat sich als nicht optimal und nicht skalierbar erwiesen, um eine Remote-Belegschaft zu ermöglichen: VPNs sind kostspielig, so schwer zu skalieren und mit unzuverlässiger Leistung. Es hat sich gezeigt, dass der Fernzugriff die bessere und optimale Methode ist, um eine hybride Belegschaft zu ermöglichen. Und so funktioniert es.

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   Der Fernzugriff ermöglicht Benutzern den Zugriff auf Arbeitscomputer über alle persönlichen Windows- oder Mac-Computer oder sogar iOS- oder Android-Mobilgeräte. Dadurch können Unternehmen persönliche Geräte nutzen, die Mitarbeitern bereits zur Verfügung stehen (Laptops, Tablets, Smartphones).  Dieses Setup ist seit einer Weile im Trend. Es heißt BYOD — Eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) ermöglicht es Mitarbeitern, mit ihren persönlichen Geräten wie Laptops, Smartphones und Tablets auf arbeitsbezogene Netzwerke oder Systeme zuzugreifen. Mit Remote Access und BYOD musst du nicht in doppelte Geräte oder Softwarelizenzen investieren, denn wenn Mitarbeiter den Fernzugriff nutzen, können sie eine Verbindung zu ihrem Computer vor Ort herstellen und ihn verwenden, als ob sie davor sitzen würden.

Worauf du achten solltest, wenn du dich für eine Fernzugriffslösung entscheidest —> Zuverlässigkeit, Sicherheit, Kosten und Benutzerfreundlichkeit

Es gibt zwar viele Tools für den Fernzugriff, aber die meisten von ihnen sind entweder sperrig, überteuert oder nicht sicher genug. Das ist, wo Splashtop liefert. Splashtop ist die preiswerteste Fernzugriffslösung auf dem Markt — mit Preisen, die oft 80% unter denen der Konkurrenz liegen, und Sicherheit auf Unternehmensebene und Funktionen wie 4K-Streaming für alle Remote-Sitzungen. Du kannst hier mehr über Splashtop und unsere Fernzugriffslösungen erfahren und sie kostenlos testen, ohne dass eine Verpflichtung besteht oder eine Kreditkarte erforderlich ist.

Nachdem das geklärt ist, solltest du bei jeder Fernzugriffslösung, egal ob es sich um Splashtop oder eine andere handelt, Folgendes suchen:

• Single Sign-On-Funktion (SSO), um sicherzustellen, dass die Passwörter der Mitarbeiter die Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfüllen

• Geräteauthentifizierung; die meisten VPNs verfügen nicht über dieses Feature

• Multi-Faktor-Authentifizierung

• Unterstützung für BYOD (bring your own device, bringen Sie Ihr eigenes Gerät), anstatt von Remote-Benutzern zu verlangen, von der Firma ausgegebene Geräte zu verwenden, um die Sicherheit zu gewährleisten

• Click-and-Connect-Funktion, im Gegensatz zur mühsamen Einrichtung, langen Verbindungszeiten und oft langsamen Leistung von VPN-basierten Lösungen

• Automatisierte Infrastruktur- und Software-Aktualisierungen, weil das Verlassen auf manuelle Aktualisierungen, wie es bei VPNs notwendig ist, nicht nur Sicherheitsrisiken birgt, sondern auch Ausfallzeiten und Kompatibilitätsprobleme verursacht

• Hochleistungsfähige Lösung mit niedriger Latenz, die das Streaming von HD-Video unterstützt und so die Produktivität der Benutzer verbessert

• Schnelle, einfache Skalierbarkeit für Tausende von Benutzern

• Einrichtung von Gateway-Hardware an jedem entfernten Standort ist keine Voraussetzung

• Die Fähigkeit der IT-Abteilung, Dateiübertragungen und Ferndruck zu steuern (d.h. sie zu deaktivieren oder zu aktivieren)

• Von Menschen lesbare Protokolle, Sitzungsaufzeichnung und einfache Überwachung und Berichterstattung

1. Für Projektmanagement: ProofHub, Trello, Monday und Workfront.

2. Für Echtzeitkommunikation: Slack, Skype und Zoom.

3. Für die Zusammenarbeit: Google Drive, Microsoft Teams und Confluence.

4. Für Teamüberwachung und -management: Hubstaff, Officevibe und JotForm.

Du kannst hier mehr über all diese Tools erfahren.

Dies ist zwar eine nicht erschöpfende Liste, aber sie deckt die entscheidenden Elemente ab, die Sie bei der Einrichtung Ihres HYBRIDEN BÜROS berücksichtigen sollten, damit Ihre Mitarbeiter von überall her produktiv arbeiten können. Haben Sie weitere Fragen und benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung Ihres Remote-Teams? Kontaktieren Sie uns jederzeit. Sie können auch mit einer kostenlosen Testversion des Fernzugriffs beginnen, indem Sie auf den Link unten klicken.